Análisis y evaluación del modelo de gestión documental y apoyo a su implantación

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GD

Agència Catalana de l´Aigua (ACA)

Gestión documental y records management
2007-2010

La empresa

La Agencia Catalana del Agua es un ente público adscrito al Departamento de Medio Ambiente y Vivienda de la Generalitat de Catalunya, que tiene atribuidas las competencias plenas en el ciclo integral del agua en las cuencas internas de Cataluña, así como competencias compartidas en las cuencas intercomunitarias. Se organiza en una oficina central y siete territoriales y cuenta con unos 600 empleados. Parte de sus funciones comportan el trato directo con los ciudadanos, empresas y ayuntamientos, para el otorgamiento de autorizaciones y concesiones y el control de los aspectos cualitativos de aguas y del dominio público hidráulico en general. Así mismo deben realizar y revisar los planes y proyectos hidrológicos, y hacer el seguimiento de los mismos.

El objetivo/La necesidad

La Agencia Catalana del Agua emprendió a partir del año 2000 un Plan de Acción, que incluía un Plan director de sistemas que tenía como propósito definir un modelo único de sistemas de información para la gestión de todos los procesos de la Agencia. Durante todos estos años la Agencia se esforzó, junto a su partner de referencia DMR, en la consecución de los objetivos del Plan, en el que se incluía como proceso transversal la gestión documental y la firma digital. En el 2007, con la perspectiva de la ley de e-administración (finalmente aprobada en junio) y el proyecto de la Generalitat de Catalunya para la implantación de la norma UNE ISO 15489 de gestión de documentos en todas sus oficinas, la Agencia se plantea el análisis y evaluación de su modelo de gestión documental, que aún habiendo dado resultados satisfactorios, debía evolucionar en la búsqueda de los siguientes objetivos: - Mejorar la eficacia y eficiencia de la organización - Servir de base para la gestión del conocimiento interno de la organización - Abarcar la documentación producida en las funciones no procedimentadas. - Asegurar la conservación a medio y largo plazo de las evidencias de las actuaciones de la organización - Dar cobertura a las previsibles exigencias de la futura Ley de Administración electrónica.

La solución

A la finalización del estudio, se ha conseguido definir el nuevo Modelo de gestión documental de la Agencia y el Plan de acción 2007-2009 necesario para implantarlo. El nuevo modelo cumple con todos los requisitos de la familia de normas ISO 15489 y con todos los requisitos de la ley de e-administración, y ha sido elaborado siguiendo una metodología doble. Por un lado, una metodología participativa (entrevistas, reuniones, grupos de enfoque, seminarios) con una doble función: la difusión en la organización de los principios de la gestión documental en un entorno electrónico y el consenso y discusión de distintos temas a todos los niveles, permitiendo que el Plan de acción propuesto sea considerado no sólo adecuado, sino necesario y viable para la organización. Por otro, una rigurosa auditoría del sistema de gestión documental frente a los requerimientos de la familia de normas ISO 15489, llevada a cabo por profesionales expertos en la materia. A la finalización del estudio la organización cuenta con una herramienta de planificación que permitirá abordar los retos de la gestión documental en los próximos años, con el objetivo de convertirse en un referente en la Administración Pública.