Definición del Modelo de Gestión Documental y plan de implantación
LA EMPRESA
La Sociedad de Gestión de Activos Procedentes de la Reestructuración Bancaria (Sareb) es una entidad privada creada en noviembre de 2012 para ayudar al saneamiento del sector financiero español, y en concreto de las entidades que arrastraban problemas debido a su excesiva exposición al sector inmobiliario. Su creación y constitución fue una de las condiciones que el Gobierno español firmó con sus socios europeos, en el Memorando de Entendimiento (MoU), en julio de 2012, para recibir la ayuda financiera. La mayor parte de su capital es privado, 55%, mientras que el 45% está en manos del Fondo de Reestructuración Bancaria (FROB).
Sareb recibió casi 200.000 activos por valor de 50.781 millones de euros, de los que el 80% son activos financieros y el 20% activos inmobiliarios de las entidades que atraviesan dificultades, con el objetivo de reducir los riesgos de las mismas y liquidar de forma ordenada los activos problemáticos en un plazo de 15 años.
La necesidad
Sareb, a pesar de su incipiente creación, presentaba una casuística y complejidad documental de grandes proporciones. Para su operación precisaba unos criterios de organización de la documentación de todos los activos recibidos que se encontraban en muy distintas situaciones. El análisis inicial, puso de manifiesto la necesidad de establecer una estrategia corporativa de gestión documental que aplicase tanto a las necesidades de los procesos internos de la empresa como a sus relaciones con terceras partes involucradas, que estuviese alineada con la estrategia de la organización y el logro de sus objetivos y obligaciones de cumplimiento normativo; la necesidad de establecer unas políticas y un marco de responsabilidades, de normalizar los procesos y operaciones de gestión de la documentación y registros de Sareb, así como todas aquellas actividades precisas para su control.
“Un Modelo de Gestión Documental era requisito imprescindible para dar soporte a la actividad de la empresa y conservar las evidencias a lo largo de todo su ciclo de vida"
LA SOLUCIÓN
El trabajo se realizó en dos fases; en la primera fase Inforárea realizó un análisis y diagnóstico de situación en la Sareb, con una perspectiva global que comprendía, tanto la documentación derivada de los procesos internos de la empresa, como la que obra en poder de las Entidades Cedentes y Servicers. Sobre esta base se propusieron unas líneas generales de actuación para avanzar hacia la sistematización y normalización de la gestión documental. En una segunda fase trabajando en colaboración con el equipo de la entidad responsable del mismo se diseñó el modelo con un enfoque sistémico, orientado a procesos, tomando como referente las normas UNE/ISO 30301 y UNE/ISO 15489.
Se definieron el cuadro de clasificación y esquema de metadatos con metodología de mapa documental; se definieron los procesos documentales básicos para permitir las migraciones de documentación, archivo y consulta; se identificaron los requerimientos derivados que afectaban a terceras partes para incluir en los contratos de gestión o subcontrataciones de Sareb; se definieron los pilares de la política de gestión documental de aplicación a toda la organización y terceras partes afectadas.
La propuesta de estructura organizativa diseñó la articulación de responsabilidades y recursos humanos necesarios para el desarrollo del modelo. Se establecieron los indicadores y mecanismos de rendición de cuentas para avanzar en el desarrollo del modelo en una dinámica de mejora continua.
Finalmente se elaboró el Roadmap de proyectos necesarios para la implantación del Modelo y los requerimientos para la contratación de servicios derivados del mismo; en concreto, se colaboró activamente en la selección del gestior documental corporativo y en la propuesta de fases para su implantación.
Conclusión
El trabajo realizado por Inforárea ha sido el fundamento para que Sareb pudiese desplegar a partir de 2014 las acciones necesarias para adquirir e implementar la tecnología y servicios requeridos para el sistema de gestión documental y abordar la ejecución de las operaciones de tratamiento documental que facilitan disponer de los documentos necesarios para el desempeño de su actividad.