Diseño del Modelo de Gestión Documental
Grupo Cooperativo Cajamar
LA EMPRESA
El Grupo Cooperativo Cajamar es un grupo consolidable de entidades de crédito autorizado y calificado como sistema institucional de protección (SIP) por el Banco de España. Actualmente está formado por 20 entidades y es el primer grupo cooperativo de crédito español, con 4 millones de clientes y 1,4 millones de socios, 1.257 oficinas y 6.257 empleados. Está presente en 41 provincias de Andalucía, Aragón, Asturias, Baleares, Canarias, Cantabria, Castilla-La Mancha, Castilla y León, Cataluña, Comunidad Valenciana, La Rioja, Madrid, Navarra y Región de Murcia, así como en las ciudades autónomas de Ceuta y Melilla.
El Grupo Cooperativo Cajamar, por su tamaño y volumen de activos, es considerado una de las 14 entidades significativas del sistema financiero español, y como tal su supervisión corresponde al Mecanismo Único de Supervisión (MUS), formado por el Banco Central Europeo y las autoridades nacionales competentes de los países participantes.
LA NECESIDAD
En el marco del proyecto del desarrollo de la nueva intranet corporativa se detectó la necesidad de establecer un marco de gobernanza para la creación y control de los documentos con un enfoque global y aplicable tanto al entorno intranet como al ámbito operacional. Además, para el Grupo Cooperativo Cajamar era fundamental y necesario llevar a cabo acciones de transmisión del conocimiento con el objeto de formar al equipo y, de este modo, adquirir las competencias requeridas para abordar la gestión documental.
En el año 2015, la empresa definió los requerimientos para la contratación del servicio de diseño de un modelo estratégico de gestión documental y, de entre las propuestas recibidas, fue seleccionada la oferta de Inforárea.
EL RETO
La historia reciente y características del Banco, los requisitos cada vez mayores de cumplimiento regulatorio y el impacto de la transformación digital en el sector financiero hacían necesario repensar, con visión estratégica, la gestión documental y su transformación electrónica.
Desde el momento inicial del proyecto se trabajó con un grupo interdisciplinar, en un proceso colaborativo, de aprendizaje y transferencia de conocimiento que permitió orientar el proyecto hacia un enfoque global, basado en las mejores prácticas de “records management” en el ámbito financiero y alineado en un contexto amplio de gobierno de la información.
Desde el punto de vista práctico, el modelo de gobierno de gestión documental debía implantarse en su fase inicial en el entorno de la nueva intranet del Grupo Cooperativo Cajamar, sobre la última versión de Sharepoint, garantizando unos procesos documentales sistemáticos de creación, mantenimiento, uso y disposición de los documentos, y preservando éstos como evidencia de las actividades de la organización a lo largo del tiempo.
EL RESULTADO
Para conseguir el reto planteado en el proyecto y satisfacer las necesidades detectadas por el Grupo Corporativo Cajamar, se llevaron a cabo una serie de talleres de enfoque estratégico que dieron como resultado la elaboración de una política de gestión documental con un ámbito transversal y visión global que pudiera ser extensible en el tiempo a todas las entidades del grupo proporcionando una unidad de actuación. La política contenía los elementos esenciales del modelo de gestión documental que fueron definidos en detalle, siguiendo las pautas de la UNE-ISO 30301 “sistemas de gestión para los documentos”.
Para consolidar los aspectos más operativos de la gestión de los documentos en el entorno electrónico se realizaron unos talleres prácticos para el tratamiento de los documentos electrónicos. Estos sirvieron para transferir el conocimiento al personal responsable del proyecto de gestión documental sobre: la metodología de análisis documental, el desarrollo y aplicación de la estructura de clasificación y esquema de metadatos, y la aplicación de los procesos de creación y control en el entorno SharePoint.
Finalmente, se elaboró un plan de acción en el que se definió cómo abordar la implantación del modelo diseñado en el corto y medio plazo.
El equipo de Inforárea ha estado integrado por Inmaculada Fernández Castrillo, Elisa García-Morales y la consultora independiente Nani Forte Martínez