Diseño del Sistema de Gestión Documental Corporativo

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SGD

Banco de España

Gestión documental y records management
Abril 2004-Septiembre 2005

La empresa

El Banco de España es la institución cabecera del sistema financiero, ejerciendo sus funciones como Banco Central Nacional y miembro del Sistema Europeo de Bancos Nacionales. Con más de 150 años de historia es una sólida institución que se caracteriza por su fiabilidad y solvencia. Por su propia naturaleza, maneja y gestiona gran cantidad de información y documentación. 
  
El objetivo/La necesidad
 
La implantación de un sistema de gestión de documentos electrónicos corporativo parte de la necesidad de la organización de superar el entorno de la gestión en papel para alcanzar una mayor eficacia y eficiencia en los servicios prestados. El BDE ha adquirido la plataforma "Documentum" para implantar su sistema de gestión de documentos, y necesita un diseño cuidadoso del sistema para poder ponerla en marcha. El propio BDE elige cuatro áreas del banco que cubren los aspectos más significativos para iniciar el proyecto
 
La solución

El equipo de trabajo que se necesitaba debía estar compuesto tanto por especialistas en gestión documental, como por técnicos que implementasen la solución informática. Se formó un equipo mixto Indra (empresa cabecera de la consultoría)- Inforárea. Las consultoras de Inforárea lideraron las etapas de análisis, elaboración del mapa documental y análisis funcional, mientras que los consultores de Indra lo hicieron en las etapas de diseño técnico, desarrollo e implementación, formación y gestión del cambio. Se realizaron más de 100 entrevistas que permitieron recabar la información suficiente para realizar la primera versión del Mapa Documental de BDE, donde se describen pormenorizamente los tipos y series de documentos que se reciben y gestionan en el ejercicio de cada una de sus funciones. Sobre la base del Mapa documental se establecieron las políticas de gestión documental más acordes con la realidad de la institución y que quedan reflejadas en la documentación del sistema que incluye un Manual de gestión documental y diversos procedimientos generales y específicos. Con este diseño se personalizó la herramienta informática y tras unas intensas sesiones formativas se inició la andadura de la primera fase de puesta en marcha.

Resultado

La puesta en marcha efectiva del sistema de gestión documental corporativo en las cuatro áreas de la organización, en la documentación de 5 comités de organismos internacionales y la gestión corporativa de las comunicaciones interiores que dejan de ser en papel.

Seguimiento 

El sistema de gestión documental corporativo se encuentra totalmente operativo. El éxito de las implantaciones varía según las unidades, siendo el mayor logro del sistema la completa sustitución del papel por los medios electrónicos en las comunicaciones interiores entre departamentos.  La minuciosa documentación de todas las decisiones tomadas hace fácil al equipo del Servicio de Gestión Documental Corporativa corregir las desviaciones que se observan y avanzar en el camino de la adecuada gestión de los documentos electrónicos en el BDE. Con la experiencia obtenida se plantea la extensión del proyecto a otras unidades del Banco.

Inclán Sánchez, María de Actuaciones para la implantación de un sistema de gestión documental corporativa : experiencia del Banco de España., 2006 . In VIII Jornadas de Gestión de la Información, Madrid (Spain), 6-7 November 2006. [Conference paper]