Diseño, desarrollo e implantación de un sistema integrado de información

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SGV

Superintendencia General de Valores de Costa Rica (SUGEVAL)

Gestión documental y records management
Agosto 1998 - Diciembre 2000

LA EMPRESA

La Superintendencia General de Valores de Costa Rica es el ente público responsable de regular y supervisar el funcionamiento de los mercados de valores y de sus participantes, que se crea en marzo de 1998, heredera de la extinta Comisión Nacional de Valores.

Los principales mandatos que le otorga la ley son velar por la protección de los inversionistas y por una adecuada gestión del riesgo sistémico. Para ello la SUGEVAL vela por la adecuada formación de precios, por la transparencia de información en el mercado, por la protección de los inversionistas  y por la difusión oportuna de información. 

El objetivo/La necesidad

En sus labores de regulación y supervisión, para la SUGEVAL la información es un componente esencial: La información de las operaciones y de los participantes del mercado de valores es el "input" necesario para el desarrollo de sus actividades y competencias. Por otra parte, como garante de la transparencia informativa en el mercado la Institución debe garantizar al público el acceso a la información de los participantes y productos que se ofrecen en éste.

La contratación de Inforárea se dio como parte de una licitación pública internacional, cuyos recursos se obtuvieron a través del BID (Banco Interamericano de Desarrollo). El proyecto surge ante la necesidad de contar con sistemas de información que le permitan gestionar la información y documentación como un elemento clave para el cumplimiento de sus metas.

En una primera fase se planteó la necesidad del diseño del sistema de información, para el que después se adquirieron las herramientas tecnológicas apropiadas, que fueron personalizadas e implantadas hasta la puesta en funcionamiento de todos los componentes del sistema.

LA SOLUCIÓN
 
En la primera fase del proyecto, Inforárea realizó el diseño global del Sistema Integrado de Información de la SUGEVAL. El Sistema integra la información contenida en las bases de datos procedente de las bolsas y entidades supervisadas en el mercado, con la gestión electrónica de los documentos emitidos y recibidos por la SUGEVAL, la puesta a disposición del inversor de la información pública y la gestión de las fuentes de información externas. Todo ello apoyado en las últimas herramientas tecnológicas y en la filosofía Internet/Intranet/Extranet.

Inforarea actuó en esta etapa como consultor en la determinación de las necesidades y requerimientos funcionales del software sobre el que se iba a soportar el sistema, lo que permitió a la SUGEVAL licitar la adquisición del equipamiento necesario para proceder a la implantación (como gestor documental se eligió Domino.doc sobre Lotus Notes)

La implantación del sistema se llevó a cabo en 2 fases:

Fase 1, puesta en funcionamiento del Sistema de Gestión Documental y desarrollo de los flujos de trabajo internos: el profundo rediseño de los circuitos de información y documentación significó una nueva forma de trabajar para la SUGEVAL. Inforarea actuó como elemento de apoyo en la gestión del cambio, tanto en el proceso de formación y apoyo al personal como en el seguimiento de los hitos planificados del proyecto.

Fase 2, desarrollo del sistema de Registro Nacional de Valores e Intermediarios e integración con el Sistema de Gestión Documental y de Flujos de Trabajo. La consultoría de Inforarea en esta fase, se centró en la supervisión de los elementos a integrar

Seguimiento

A los dos años: El sistema de información se encuentra totalmente implantando y dando servicio tanto interno (gestión electrónica de documentos oficiales) como externo (Registro Nacional de Valores e Intermediarios). La unidad de gestión de la información cuenta con cinco personas que se encargan del funcionamiento del sistema y de proporcionar la información necesaria al mercado.

A los siete años:  La arquitectura de sistemas que se vislumbró como un proyecto en su oportunidad se encuentra completamente implementado.  Los sistemas de información desarrollados se encuentran consolidados en la organización y la gestión documental se ha convertido en un proceso medular para los demás procesos de la organización.

Los avances experimentados en la tecnología y los cambios legislativos  han hecho evolucionar el sistema de información. Se plantea en estos momentos el desarrollo de un Portal Intranet corporativo, desde el que se dará acceso a todas las aplicaciones.

Aunque las tecnologías han cambiado el diseño inicial del sistema prevalece. En el organigrama, el Area de Información y Comunicación se ha consolidado como un departamento  que cuenta con 12 funcionarios profesionales en distintas disciplinas.

La gestión de la información en la SUGEVAL sigue siendo un referente en Costa Rica y en toda Centroamérica.