Diseño, desarrollo e implantación de una solución de Expediente Electrónico

La empresa

La Diputación Foral de Gipuzkoa, es el órgano de gobierno del territorio histórico de Gipuzkoa que, junto con las competencias ordinarias de cualquier diputación, ejerce también las competencias específicas derivadas de su naturaleza de territorio histórico. Y, como tal, se marcó como estrategia la modernización de los servicios y la mejora de la atención a ciudadanos y empresas de su ámbito. Siendo una de sus líneas el desarrollo de la Administración Electrónica en la Diputación, elaboró un Plan Director de eAdministración donde se establecía el modelo deseado de eAdministración y analizaba la situación en la que se encontraba la Diputación Foral de Gipuzkoa en ese momento para la puesta en marcha de la eAdministración en su territorio.

El objetivo/La necesidad

El objetivo de este proyecto, en línea con la estrategia de modernización que se había marcado la Diputación, es establecer una solución global e integra de archivo y expediente electrónico para toda la Diputación, que permita acometer los compromisos requeridos por la administración electrónica, no solamente como medio más eficaz y eficiente de gestionar la tramitación de expedientes de los distintos departamentos, a la vez que cumplir con el “derecho del ciudadano de ver y consultar su expediente de forma electrónica” (LAECSP), sino además, como un elemento imprescindible para poder cumplir con las obligaciones de la ley 11/2007 de acceso electrónico y otras normativas relacionadas con la prestación de servicios electrónicos. Para conseguirlo, además era necesario definir e implantar las infraestructuras necesarias que permitiesen dotar y ampliar de los recursos documentales de expediente electrónico a los aplicativos existentes o futuros de la Diputación.

Aunque en sus inicios, el proyecto es liderado por el Departamento de Hacienda, se identificó la necesidad de extender el uso del “Expediente Electrónico” al resto de Diputación, por ello se contó con la coordinación del Departamento de Presidencia como motor horizontal en la organización, y la colaboración del resto de Departamentos.

La solución

Para abordar este proyecto, que englobó la definición de un Modelo Global de Expediente Electrónico para toda la Diputación junto con el diseño, desarrollo e implantación de una Plataforma de Expediente Electrónico para sustentarlo, se formó un equipo mixto Indra (empresa cabecera de la consultoría)- Inforárea. El proyecto tuvo los siguientes ámbitos de actuación: Modelo Global de Gestión Documental y de Expediente Electrónico, Plataforma de Expediente Electrónico, Piloto de la solución y Gestión del cambio,  donde Inforarea lideró toda la etapa de definición del Modelo, y apoyó en las posteriores acciones de gestión del cambio. Se utilizó una metodología ejecutada por bloques de actividad, partiendo de un análisis de la normativa aplicable a nivel comunitario, nacional, autonómico y local que permitiese extraer los requerimientos aplicables al expediente electrónico en la Diputación; un análisis de alto nivel y diagnóstico de la situación de partida para establecer el modelo; un análisis documental para extraer las características de los expediente y de los documentos producidos por la Diputación con objeto de su tipificación y la determinación de los requerimientos de cara a su conversión en expedientes y documentos electrónicos; la definición del Modelo Global de Gestión Documental y de Expediente Electrónico, con los parámetros generales que abarcan la estrategia conceptual, tecnológica, organizativa y documental; la identificación y definición de los componentes necesarios para la gestión documental y del ciclo de vida de los expedientes; se analizaron los requerimientos funcionales y tecnológicos de acuerdo al modelo definido y se diseñaron los componentes de la plataforma de expediente electrónico. Sobre la base de todo ello se concretó el alcance y se identificó el área objeto del piloto y el tipo de expedientes. Se construyó la plataforma y se configuró en la herramienta Filenet los componentes de la arquitectura necesarios en el piloto para seguidamente llevar a cabo la implantación del mismo.

Resultado

La puesta en marcha de la solución de Expediente Electrónico con la herramienta Filenet, en el marco de los expedientes de la Subdirección General de Inspección (Dirección general de Hacienda), del Departamento de Hacienda y Finanzas, siendo analizadas en profundidad cada una de las series a implantar.

En paralelo se elaboró, aprobó y publicó el Decreto Foral 17/2011, de 14 de junio, por el que se regula el Modelo Global de Gestión Documental y Expediente Electrónico en el ámbito de la Administración Foral.

Decreto Foral 17/2011, de 14 de junio, por el que se regula el Modelo Global de Gestión Documental y Expediente Electrónico en el ámbito de la Administración Foral. Diputación Foral de Gipuzkoa. Boletín Oficial de Gipuzkoa, núm 116,  de 20 de junio de 2011