Estudio, diagnóstico y propuesta para la implantación de un Plan de Gestión Documental

12
GD

Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz

Gestión documental y records management
Mayo-Agosto 2009

La organización

El Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz es el órgano de administración municipal, que  se encarga de la gestión de la ciudad -de más de 230.000 habitantes-, del día a día de los servicios ciudadanos y de las necesidades municipales. Es una institución dinámica y con visión de futuro, comprometida en  mejorar los servicios electrónicos ofrecidos al ciudadano, facilitar el acceso a los mismos y perfeccionar las infraestructuras de información.

El objetivo/La necesidad

El Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz se encuentra inmerso en el desarrollo de diversos proyectos orientados a la implantación de la e-administración  y la incorporación al régimen establecido en la Ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos tales como, el desarrollo de la plataforma SIGEM para la implantación del Registro Municipal electrónico, la reingeniería de los procesos, o el desarrollo de la sede web. En este contexto, el Ayuntamiento se plantea como uno de sus objetivos definir un modelo de gestión documental para la adecuada gestión de la información y los documentos, de forma que sean soporte y evidencia de las funciones y actividades municipales. En marzo de 2009 promueve una licitación pública para la realización del Estudio, diagnóstico y propuesta de un plan de gestión documental a la que se valoraron nueve ofertas resultando  adjudicataria Inforárea.

La solución

El trabajo se ha realizado en el plazo previsto en el proyecto y ha partido de un análisis en profundidad de la realidad del Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz  y de la valoración de las distintas alternativas. Se ha empleado una metodología participativa en la que ha colaborado un grupo interdisciplinar de técnicos municipales. El resultado obtenido ha sido:

  • Un diagnóstico de la situación con una valoración del cumplimiento de los requerimientos de la norma UNE-ISO 15489

  • El diseño del modelo de gestión documental a nivel estratégico en sus vertientes conceptual, tecnológica y organizativa

  • El desarrollo del modelo estratégico a nivel  operativo

  • Los requerimientos funcionales y de integración para los componentes tecnològicos

  • Una valoración de las herramientas de gestión documental susceptibles de dar soporte al componente tecnológico

  • Un plan de actuación con la definición de los proyectos piloto

El Ayuntamiento cuenta ahora con una visión global  y definida de cómo abordar a corto medio y largo plazo la gestión documental en la organización;  del cumplimiento de los requerimientos normativos; de los elementos y componentes claves que permitirán crear y conservar documentos y evidencias, válidas, íntegras, fiables;  de  los componentes tecnológicos de la e-administración que deben interaccionar con el entorno de gestión documental y del soporte  organizativo requerido para hacer posible la gestión electrónica de los documentos.