Gestión Integrada de Información del Museo

La empresa

El Museu Marítim de Barcelona declarado en 2006 Museo de Interés Nacional, es una institución consagrada en la cultura marítima con más de 75 años de historia, que tiene la misión de conservar, estudiar y difundir una de las colecciones de patrimonio marítimo más importantes de la Mediterránea.

Está gestionado por el Consorcio formado por el Ayuntamiento de Barcelona, la Diputación de Barcelona y la Autoridad Portuaria de Barcelona, y trabajan alrededor de 90 personas de las que el aproximadamente el 80% lo hacen directamente con la información.

En el año 2009, bajo la dirección de Roger Marcet, se inició un ambicioso proyecto de restauración del emblemático edificio de les Drassanes Reials  y de renovación museística de la exposición de la colección del Museu. Paralelamente a esta transformación, que culminó en 2018, se ha trabajado internamente en avanzar hacia la digitalización e integración todos los recursos de información del museo.

La necesidad

Se parte de  una auditoría de la información realizada en el año 2009 en la que: 

• Se detecta la necesidad de una mayor integración y modernización tecnológica para la gestión de los diferentes recursos de información con el objeto de  evolucionar hacia un entorno más digital.
• Se evalúa el crecimiento de los documentos electrónicos y las limitaciones de un entorno de red local que planteaba importantes problemas de acceso y clasificación. 
• Se analizan los requerimientos del Museo respecto al cumplimiento de la normativa legal en materia de e-administración.

El objetivo

En el año 2010 Inforárea elabora el Modelo Estratégico  Gestión de la Información del Museo (GIM) con los siguiente objetivos:

1. Integrar la gestión de los recursos de información que se generan en torno a:

• la documentación de gestión y archivo
• los documentos fotográficos y audiovisuales
• la colección museística
• los recursos bibliográficos y documentales de producción propia
• los recursos bibliográficas y documentales externas sobre el ámbito de conocimiento del MMB
• las actividades del MMB

2. Mejorar el sistema de gestión de la documentación activa promoviendo: 

• la integración del registro con la gestión documental
• la creación y captura de documentos electrónicos originales que permitan la supresión del papel, y la creación de expedientes electrónicos que cumplan con los requerimientos de la ley 11/2007 (y normativa catalana)
• la apertura y cierre de expedientes y carpetas una vez finalizada su gestión
• el empleo de flujos documentales para la revisión y aprobación de documentos.

3. Articular un modelo tecnológico que dé soporte a la gestión de los recursos de información:

• que facilite la creación y administración de un esquema de metadatos que permita la adecuada descripción de los recursos y el establecimiento de vínculos entre los mismos.
• que proporcione las funcionalidades adecuadas para la gestión de la documentación activa y de los recursos de información a conservar.
• que permita un sistema de búsqueda ágil y eficiente de los recursos de información disponibles, garantizando la debida confidencialidad y trazabilidad.
• que encamine a la organización a trabajar con una nueva cultura informacional.    

4. Facilitar la adecuada preservación de los recursos de información que deban quedar como evidencia de la actividad del MMB y/o formen parte del patrimonio documental.

5. Documentar las políticas y decisiones adoptadas en materia de gestión de los recursos de información, basándose en los criterios establecidos por la normativa y los estándares internacionales.

La solución

Para impulsar el plan de acción y la necesaria gestión del cambio ha sido esencial contar con el respaldo de la dirección. Por ello, el máximo órgano del Consorcio aprueba el 21/9/2010 los principios y la política del modelo GIM. Desde entonces y hasta la fecha actual, Inforárea ha venido apoyando al equipo del Museu en la consecución de los objetivos e hitos previstos en el proyecto.  Los mayores logros has sido:

• Articulación del modelo GIM como un conjunto de subsistemas agrupados y coordinados bajo unos mismos criterios. Una estructura tecnológica de Middlewarebasado en software abierto (Medium), permite interconectar los recursos de información residentes en distintas aplicaciones mediante una capa de metadatos común basada en la ISO 23081. El buscador RIM (Recursos de Información del Museo) ofrece al usuario de forma integrada acceso a más de 200.000 recursos disponibles.
• Automatización de la gestión documental con un sistema de gestión de contenido único (Alfresco Enterprise) basado en el cuadro de clasificación  de fondos que ya existía y que ha sido desarrollado y adecuado para adaptarlo el nuevo entorno. Toda la documentación existente anteriormente en el entorno de red fue migrada al gestor documental. Tras una intensa actividad de formación y gestión del cambio, se ha conseguido que todo el personal del Museo trabaje hoy en día en el nuevo entorno de gestión de documentos. Los expedientes y documentos creados en Alfresco también están vinculados a los recursos de información correspondientes y son accesibles a través del RIM
• Automatización de diversos procesos internos de trabajo en conexión con el entorno RIM: la cesión de espacios, organización de actividades del museo y su relación con la aplicación de gestión de entradas, automatización de las propuestas de gasto, mapa documental y gestión del inventario de fondos de archivos externos, gestión de taxonomías, Agenda común, prensa, conexión Web, etc. 
• Avance en los aspectos de e-administración relacionados con la sede electrónica, facturación electrónica, transparencia, política de firma y política de gestión de documentos electrónicos.
• Cambio cultural hacia una visión más transversal y compartida de la información del museo y toma de conciencia de la necesidad de colaborar, compartir e integrar para obtener mejores resultados para todos.

Queda aún pendiente de digitalización una ingente cantidad de recursos que dispone el MMB. En el año 2017 se elaboró un  plan de digitalización a 10 años que, basado en unos parámetros comunes, facilite mantener el trabajo de estandarización, integración, acceso y mejora del conocimiento ya realizado.   

Como en todos los proyectos de estas dimensiones, aún quedan cosas por mejorar y reforzar, pero podemos decir que el MMB tiene hoy en día, implementado y en pleno funcionamiento, un modelo de trabajo y acceso a la información y el conocimiento que es referente para muchos otros museos a nivel mundial.