Modelo de ECOGIDE, Gobierno de la Información Documentada e implantación en los procesos de negocio

La empresa

Ecopetrol es una sociedad anónima de economía mixta, de carácter comercial, vinculada al Ministerio de Minas y Energía de Colombia, de conformidad a la Ley 1118 de 2006. Tiene por objeto social el desarrollo, en Colombia o en el exterior, de actividades comerciales o industriales relacionadas con la exploración, explotación, refinación, transporte, almacenamiento, distribución y comercialización de hidrocarburos, sus derivados y productos, entre otros.

Actualmente Ecopetrol es la empresa más grande del país y la principal compañía petrolera en Colombia. Por su tamaño,  pertenece al grupo de las 40 petroleras más grandes del mundo y es una de las cinco principales de Latinoamérica. Tienen la participación mayoritaria de la infraestructura de transporte y refinación del país; son reconocidos por su gestión ambiental y han establecido negocios con las más importantes petroleras del mundo. Cuentan con campos de extracción de hidrocarburos en todo el país, puertos de importación y exportación de combustibles y crudos, refinerías y una red de transporte de 8.500 kilómetros de oleoductos y poliductos a lo largo de toda la geografía nacional.

El objetivo/La necesidad

Ecopetrol, en el marco de la estrategia de eficiencia administrativa, la iniciativa cero papel cero y alineado con las directrices del Gobierno Nacional, identifica la necesidad de establecer una estrategia corporativa de gestión de los documentos electrónicos y evolucionar hacia un entorno de trabajo basado en el soporte digital. Ecopetrol dispone de un equipo y estructura sólida en materia de gestión documental, con una amplia trayectoria en digitalización de documentos, empleo del ECM corporativo, gestión de archivo y aplicación de la TRD según los principos marcados por el AGN. El nuevo contexto electrónico pone de manifiesto que, más allá del documento electrónco, se requiere un modelo de gobierno de la información documentada acorde con el sistema de gestión integral por procesos que se está implementando en la empresa. Éste debe aportar las garantías suficientes para dar cumplimiento legal y operar conforme a los requisitos para procesos y controles de los estándares internacionales, avalando la fiabilidad, autenticidad, integridad y disponibilidad de los documentos y registros de información.

La solución

Para abordar la solución de este proyecto se formó un equipo mixto Indra – Inforárea, en el que Inforarea aportaba su conocimiento experto en materia de estrategias de gobierno de la información y gestión de documental e Indra la dirección del proyecto en Colombia y la consultoría tecnológica. Al proyecto inicial se sucedieron los trabajos de desarrollo de la implementación en dos proyectos  previstos en el Roadmap:

1. Definición del Modelo ECOGIDE de Gobierno de la Información Documentada de Ecopetrol y Roadmap de implantación. Para llegar al mismo se llevó a cabo un análisis y diagnóstico del entorno normativo y del entorno de contexto interno de Ecopetrol; se realizó una evaluación según el modelo de madurez GARP/ARMA que detectó de forma cualitativa la situación de Ecopetrol en materia de gobierno de la información y documentación. En base a todo ello se definió el Modelo ECOGIDE  a aplicar en dos fases: 1) Gestión de la información y documento electrónico con base en el Manual para la gestión del documento electrónico, que definía los requisitos, características y forma de operar con el mismo. 2) Gobierno de la información documentada, que establecía el avance hacia la aplicación de un sistema de management con rendición de cuentas en un contexto de información electrónica. El Roadmap de implantación estableció los proyectos necesarios para su implantación en un periodo de 5 años. Estos hitos sentaron las bases para acometer las siguientes fases.

2. Desarrollo de los lineamientos para desarrollar el Análisis Documental Normalizado (ADN) y su aplicación a las historias laborales de Ecopetrol. Se estableció una metodología para realizar el análisis documental normalizado basado en la ISO/TR 26122 , que se aplicó a la situación de las historias laborales para la configuración del expediente electrónico. El objetivo final era llevar el proceso a cero papel (P0P) impulsando la transformación digital. Se realizó un levantamiento de información de los mismas utilizando la herramienta de Inforarea mapa documental tanto para su sistematización como para la propuesta futura. Dicho análisis nos permitió hacer una propuesta de expediente laboral integral de Ecopetrol, establecer los lineamientos para la gestión documental electrónica de los mismos a lo largo de todo su ciclo de vida, definir  las estrategias requeridas para la información histórica, la transición y el futuro para la adopción del documento electrónico de Ecopetrol, todo ello, atendiendo a las directrices del Modelo establecido en la fase previa: conformación del expediente, tipos de firmas requeridas, regulación de reportes, metodologías para la extracción o migración de información, etc . Sobre esta base se definió  un plan de actuación para implantar la propuesta de modelo de expediente electrónico futuro de las historias laborales. Esta fase se completó realizando una capacitación a los usuarios funcionales del área de personal en dicha propuesta, promoviendo a su vez, una sensibilización hacia el cero papel.

3. Aplicación del Análisis Documental Normalizado (ADN) al proceso de abastecimiento y definición de los lineamientos para el proceso cero papel. En base a la metodología de ADN establecida se realizó un análisis de la información de los procesos de abastecimiento en Ecopetrol siguiendo la línea desarrollada en la fase 2 con las historias laborales. A partir de dicho análisis, sistematizado en la herramienta mapa documental, se realizó una propuesta para los expedientes de dicho proceso, con especial atención en el expediente electrónico del contrato en todas sus etapas, y se establecieron los lineamientos para la gestión electrónica del proceso de abastecimiento durante todo su ciclo de vida; se definieron las estrategias requeridas, la priorización de documentación para manejarse como documento electrónico, se definió la conformación del expediente electrónico del contrato, la metodología para la migración de información, el tipo de firmas, los servicios documentales, etc. Se concluyo con el plan de actuación para la implantación tecnológica del proceso de acuerdo a los requerimientos establecidos y al calendario de rediseño de los procesos de abastecimiento.

Lecciones aprendidas. Los proyectos en Ecopetrol han significado un enorme reto y un intenso aprendizaje para el equipo consultor y para los distintos equipos internos. Una conclusión importante es que la transformación a una gestión integral por procesos, que la empresa está realizando de una forma ejemplar, tiene que ser acompañada de una profunda transformación digital. El camino es largo y llegar a un verdadero gobierno de la información es arduo e implica un intenso trabajo de consenso entre distintas áreas de la empresa involucradas y un fuerte respaldo a nivel corporativo. La gestión del cambio y la motivación de las personas es esencial para llevar adelante los proyectos. Sin embargo los frenos existen y en este caso en 2015 el Roadmap se ve afectado por dos importantes factores externos: las limitaciones legales para aplicar la digitalización certificada como sustitituva del papel y la crisis del petróleo que ha implicado un importante recorte de recursos para ajustarse al nuevo escenario.