Gestión de documentos: ¡ el 2011 no fue tan malo ¡

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El año 2011 culmina con una serie de hechos relevantes respecto a la gestión  de los documentos que nos animan al optimismo ya que ponen de manifiesto la importancia que está adquiriendo esta materia en el contexto de la gestión de la información.

El 26 de octubre de 2011 la Unesco publicó la  “Universal Declaración on Archives”   que resalta el papel fundamental de los archivos y la adecuada gestión de los documentos  en la transparencia administrativa, en la responsabilidad democrática y en la preservación de la memoria colectiva. Define la gestión eficaz de los documentos como  una función esencial de apoyo, tanto a la administración pública moderna, como en la gestión de la empresa privada.

En el mes de noviembre aprobaban dos primeras normas ISO 30300  (Management System for Records) o Sistemas de Gestión de los Documentos. En Inforárea, empresa pionera en el campo de la gestión documental hemos promovido desde su inicio este proyecto que partió de una propuesta presentada por el Comité Técnico Español TC/50. Se trata de una nueva familia dentro los estándares que regulan los sistemas de gestión MSS (Management System   Standars) como son las ISO 9000 de gestión de calidad, ISO 16000 de gestión medioambiental e ISO 27000 de seguridad de la información, y se relacionan transversalmente con todas ellas en cuanto a los requerimientos para el adecuado control de la documentación. Antes de finalizar el año ha visto la luz  la traducción española a norma UNE.

Fué también en noviembre cuando el Presidente de los Estados Unidos instó a las agencias federales de la administración de EU a modernizar su gestión de documentos y adaptarla a los requerimientos del S. XXI, estableciendo el plazo de 120 días para que las distintas instancias presenten sus programas de actuación. El objetivo de dicha medida es proteger los derechos de los ciudadanos a la información sobre las acciones y decisiones de los órganos de la administración.

Esperamos para el 2012 que aquí cunda el ejemplo y se aborden planes coherentes para sistematizar la gestión de los documentos en las administraciones y logre ver la luz la ley de transparencia administrativa.

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