Los mapas de procesos son un instrumento de indiscutible ayuda para transformar la gestión de las empresas y organizaciones. Los mapas de información y documentos constituyen un complemento necesario para determinar los registros que se originan en los procesos y sus características. Su finalidad es apoyar la gestión documental y en definitiva el gobierno de la información.
Tras dos días intensos en que he asistido al Congreso Nacional de Interoperabilidad y Seguridad 2012, reordeno mis notas y aprovecho para trasladar al blog de Inforárea algunas de las reflexiones que la cantidad de temas escuchados me suscita.
Los meses de diciembre y enero son tiempos de cierre de cuentas en las empresas, recapitulación de lo que ha ocurrido en el año y planificación del siguiente ejercicio. Hay que evaluar los indicadores, elaborar las memorias anuales, revisar el cumplimiento de objetivos, cerrar presupuestos y costes, realizar estimaciones, hacer presentaciones para órganos de gobierno: en definitiva, analizar lo que ha ocurrido en el ejercicio.
El observatorio de la gobernanza de la información GobInfo es una iniciativa surgida en Francia y liderada por Jean-François Perrein director de 3org Conseil que ha realizado un sondeo entre diversas instituciones francófonas sobre el estado de la cuestión. Los datos se han recogido mediante cuestionario entre septiembre y diciembre de 2011 e investiga diversas cuestiones: la percepción en materia de gestión de la información, el liderazgo, los retos cambiantes y la situación actual, y la expectativa del futuro del gobierno de la información.
El objeto de esta nota es aportar una reflexión sobre una reciente experiencia que nos ha permitido articular un sistema de gestión de la información y los documentos, basada en la Norma ISO 30300-1 en el contexto de un sistema integrado de gestión empresarial.
Autores: Térmens Graells, Miquel; Centelles Velilla, Miquel; Arroyo Fernández, Domingo yGarcía-Morales, Elisa
El año 2011 culmina con una serie de hechos relevantes respecto a la gestión de los documentos que nos animan al optimismo ya que ponen de manifiesto la importancia que está adquiriendo esta materia en el contexto de la gestión de la información.
El año 1999 finaliza con el síndrome del “efecto 2000” -efecto del cambio de siglo en los ordenadores- que amenazaba con dar al traste con todo el trabajos realizado en décadas anteriores. Por suerte, gracias a un gran trabajo previo de adaptación en muchas aplicaciones informáticas, nada ocurre y nos adentraremos de lleno en la vaticinada Sociedad de la Información.
En el ámbito de la automatización de los fondos bibliográficos y documentales, el inicio de la década de los 90 estuvo marcado por la continuidad de los trabajos iniciados en la etapa anterior, con una gran actividad impulsada por la celebración en el año 92 del V Centenario del Descubrimiento de América y la Exposición Universal de Sevilla.
1. Introducción
Desde la práctica activa de la consultoría he estado presente, desde hace más de 25 años, en el devenir profesional de la gestión de la información y documentación. Un sector que ha asumido de forma valiente y decidida los nuevos retos que ha venido imponiendo la sociedad de la información. En 1984 inicié mi primer proyecto empresarial Gabinete de Asesores Documentalistas SA, pionera en España en la prestación de servicios documentales.
