La importancia de la gestión documental en un marco de interoperabilidad

INFORAREA

Tras dos días intensos en que he asistido al Congreso Nacional de Interoperabilidad y Seguridad 2012, reordeno mis notas y aprovecho para trasladar al blog de Inforárea algunas de las reflexiones que la cantidad de temas escuchados me suscita.
La administración electrónica avanza de forma imparable, aunque a diferentes velocidades según los tipos y tamaños de la administración. Es evidente que las tecnologías contribuyen a la eficiencia, y a la reducción del gasto y de las cargas de trabajo; algunos ROI presentados así lo demuestran. Por otro lado, observo que muchos de los casos de éxito presentados –Catastro, DG Tráfico, Padrón..- están relacionados con la actividad recaudatoria, y ello me siembra alguna duda sobre que el “servicio al ciudadano” sea realmente en objetivo principal de estas iniciativas.
Podemos decir que en este congreso no hemos oído nada nuevo, pero sí hemos visto como han madurado y se han consolidados muchos proyectos y trabajos que llevan años de gestación. La administración electrónica no es cosa de dos días, y la perseverancia da sus frutos. Los esfuerzos del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas por fomentar la colaboración y dotar de herramientas servicios y elementos comunes a las AAPP son loables en un ámbito en que la tendencia ha venido siendo que cada organismo hace la guerra por su cuenta.
Las Administraciones locales han sido grandes protagonistas del Congreso. Los Ayuntamientos han interiorizado la necesidad de llevar a cabo una verdadera transformación de sus procesos internos, eliminar la burocracia y simplificar los procedimientos de verdad. Los representantes del Ayuntamiento de Aviles – premiado como proyecto referente en Administración Local por el Club de la Innovación- señalaban la clave: hay que ser intraoperables para poder ser interoperables, y además atender a la calidad de los datos. Los proyectos internos deben hablarse entre ellos: datos de terceros, catálogo de procedimientos, expediente electrónico, aplicaciones de tramitación, etc. Desde el ámbito IT se impone un enfoque a servicios y no a productos.
En cuanto a la interoperabilidad, si quedaban dudas sobre las distintas visiones del concepto, parece claro que las iniciativas internacionales, de la Unión Europea y el ENI con las NTI son suficiente referente para que todos hablemos de lo mismo. La necesidad de que salgan las normas que aún quedan por publicarse también se ha puesto de manifiesto. La interoperabilidad no es solamente tecnología y hay que verla en sus tres dimensiones: organizativa, técnica, semántica a las que algunos añaden la dimensión legal y la dimensión temporal.
La aprobación del ENI y la publicación de las NTI parece que han situado la gestión documental en el punto focal de la e-administración. Las sesiones de comunicaciones relacionadas con la gestión documental y el expediente electrónico han estado literalmente abarrotadas. El título del coloquio debate ya es por sí significativo “El papel clave de la gestión documental”, y en él la presencia –con una buenísima actuación- de los archiveros junto con otros perfiles profesionales. Tampoco es que se haya dicho nada muy novedoso, pero “la lluvia cala” y ahí queda en la memoria de todos los asistentes que sin gestión documental no será posible una verdadera e-administración.

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