Reseña: Gestión de documentos en la E-Administración. Elisa García-Morales

La sana costumbre de dar un paseo por la librería Marcial Pons de Barcelona me ha permitido descubrir un libro del máximo interés para juristas y expertos en gestión documental, archiveros y, en definitiva, toda persona interesada en la Administración Electrónica. En efecto, siguiendo la tradición de la colección ”Vull Saber” que me permitió descubrir L’Hypertext, de Joan Campàs, o L’Administració electrònica de Agustí Cerrillo, la Editorial UOC acaba de publicar el libro Gestión de Documentos en la E-Administración, de Elisa García-Morales.

El interés del libro radica en su carácter sintético a la vez que completo y un sentido pragmático de los items a tener en cuenta en la planificación, gestión y evaluación de los procesos de producción de documentos electrónicos o la digitalización de documentos en soporte papel. A continuación tenéis los apuntes que he tomado durante la lectura del libro, aquellos que personalmente me parecen más destacables en el contexto de cambio tecnológico que estamos viviendo.

Visión: La identificación del interés de la gestión de documentos electrónicos como una tarea relacionada con la gestión de riesgos es ampliamente conocida, tanto porque constituye una justificación tecnológica de primera magnitud como por el reconocimiento de este valor por parte de las normas que han iniciado y completado el marco jurídico de la e-Administración. Ahora bien, el libro respira, a mi modo de ver, acertadamente, una inclinación hacia la anticipación y el sentido común que aconsejan iniciar cuanto antes y tener bajo control las técnicas de planificación y evaluación de la gestión documental.

Introducción en el enfoque jurídico: La obra en cuestión nos introduce en el marco normativo vigente con un ánimo de introducción, con el objetivo declarado no tanto de profundizar en la interpretación jurídica de los preceptos relativos a la gestión documental como, y ahí reside su mejor virtud, de dar cuenta a unos y otros de la existencia de un entramado normativo hasta cierto punto complejo que, sin embargo, describe de forma ordenada y con claridad, combinando la descripción general de las leyes de mayor relevancia con los objetos comunes de la normativa (protección de datos, reutilización, documento administrativo electrónico, archivos, registros, …). Se echa de menos alguna referencia a la dispar normativa autonómica, pero el carácter introductorio sirve como excusa suficiente. Por último, conoce la autora, no les quepa la menor duda, que nos encontramos inmersos en la interdisciplinariedad y, por tanto, esta primera aproximación se hace liviana para aquellos que deseen iniciarse en el conocimiento de los aspectos jurídicos. Este abordaje de la materia identifica los diferentes puntos de la red de elementos implicados en un proceso de gestión documental.

Normativa técnica: En relación con los aspectos relativos a la gestión documental, el texto hace un repaso de la evolución de las técnicas de gestión documental, las normas técnicas de mayor relevancia, los proyectos y técnicas existentes en materia de normalización técnica y los principales problemas prácticos que deben abordarse en la gestión documental. En este caso, imagino que la experiencia para un jurista será la misma que la de un archivero cuando se sumerge en el laberinto del Derecho. Por este motivo, la principal cualidad del tratamiento de las normas técnicas está relacionada con el acierto a la hora de presentarlas como si de un recorrido histórico se tratara, que acabará ejerciendo de celestina para los contenidos jurídicos y los aspectos metodológicos, y la implicación de los diferentes intereses y formas de entender la normalización técnica en materia de gestión documental. En este sentido me recordó mucho al trabajo de Lauri RAILAS (The rise of the lex electronica and the international sale of goods. Publications of the University of Helsinki, 2004), y las conclusiones que extraía de las idas y venidas de los proyectos de estandarización.

Los pilares del cambio: La descripción de los tres pilares fundamentales del cambio que debe guiar la gestión documental en las organizaciones nos introduce en una sensibilidad altamente recomendable. Bajo mi perspectiva, el acierto se encuentra no tanto en el señalamiento de los tres ámbitos de trabajo para hacer efectivos los cambios que exigen las nuevas tecnologías, sino más bien en algunos elementos hermenéuticos que a priori parecerían auxiliares, pero en mi opinión se deben advertir fundamentales, a saber: 1) en la reorganizacion debe buscarse cierta coherencia, puesto que si estamos introduciendo cambios en nuestros objetivos también deben asumirse cambios en la forma de trabajar; 2) se deben interiorizar los retos que propone la Administración Electrónica, mediante la comunicación interna y externa, la formación y, según se subrayará más adelante, en todos los estratos organizativos (directivos y empleados) porque las actitudes de unos y otros se retroalimentan, para bien y para mal; y 3) es imporante realizar un trabajo en un sentido prospectivo, es decir, que se anticipe a los problemas, planificando, evaluando e introduciendo la búsqueda de la calidad y la mejora contínua de los productos y servicios que requieren gestión documental. Estos tres puntos fundamentales deben abordarse evitando planteamientos autárquicos, mirando hacia los lados con ánimo colaborativo, poniendo en valor la creciente evolución de los diferentes modelos de Administración electrónica ensayados, para extraer los aciertos y aprender de los errores. En el enfoque sistémico que se propone juega un papel fundamental la transparencia y la claridad, destacándose en este caso la importancia de la atribución de funciones (yo entiendo que implica una buena distribución) y las competencias para realizar una planificación, aplicación y supervisión de los proyectos. Precisamente, hace unos días venía a mi cabeza el siguiente pensamiento: cuando hablemos de organización en forma de red, lo será en la medida en que los diversos nodos constituyan una forma de distribución de funciones, que deben otorgarse en función de cualidades y cualificaciones, en función de los objet(iv)os que a cada cual corresponda abordar.

En conclusión, Gestión de Documentos en la E-Administración constituye un libro de recomendada lectura. Y una vez finalizada la lectura debe ser clasificado como libro de consulta frecuente, pues incluye referencias actuales e indispensables para la gestión de proyectos de Administración Electrónica al alcance de cualquier especialistas en cualesquiera disciplinas que necesiten información complementaria acerca de la gestión documental. Considero que debe realizarse una crítica a algunos aspectos del libro, como la excesiva brevedad en el apartado introductorio y la escasa bibliografía y documentación complementaria para aquellos lectores que deseen profundizar más en la materia, aspectos éstos que deberán paliarse con una tarea de investigación que, no obstante, el trabajo de García-Morales impulsa a realizar y que, en puridad, corresponde al lector asumir. En definitiva, se trata de un libro que debe poblar los escritorios o estanterías de cualquier profesional de la Administración electrónica.

Elisa García-Morales ejerce la consultoría en Gestión documental en Inforárea.

Publicado en: Symbiotics Edits & Iure. Julio 26, 2013.

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