Tras el Brexit, más Europa: reforzar la administración electrónica y la gestión de la información
Ahora más que nunca, tras el resultado del Brexit, Europa debe unir esfuerzos. Y ello es lo que propone el Plan de acción de administración electrónica 2016-2020 aprobado en el mes de marzo. En él se establece la estrategia para acelerar la transformación digital de los gobiernos de la Unión Europea que se articula en 3 grandes prioridades y 20 medidas de actuación.
El plan previsiblemente tendrá un importante impacto en el ámbito de la gestión de la información y documentación, pues muchas de las medias propuestas implicarán un mayor esfuerzo en aspectos tales como la gestión de contenidos web, la digitalización de los documentos electrónicos y la aplicación de medidas para la creación y preservación de los “records” de las administraciones públicas europeas.
- Modernización de las administraciones públicas con las TIC, utilizando habilitadores digitales claves
La contratación electrónica de forma plena y el impulso a la adopción de los servicios de eIDAS, incluyendo la identificación electrónica y la firma electrónica son las dos medidas que tendrán un impacto más directo en el campo de la gestión documental.
Es obvio que las dificultades para hacer fácil la identificación y firma electrónica han supuesto una barrera para el avance en la digitalización de los procesos y la eliminación del papel. También el incumplimiento de los objetivos de contratación electrónica previstos en el plan anterior, se debe en gran medida a la dificultad de lograr la completa transformación digital de todos los documentos electrónicos relacionados con dicho proceso: contratos firmados por múltiples partes; presentación de ofertas con requerimientos que hacen necesario el uso del papel, mesas de contratación que exigen de reuniones presenciales, etc.
Una medida importante es la revisión del Marco Europeo de Interoperabilidad -EIF; En su versión actual hay un principio específico dedicado a la preservación de los “records”. En el nuevo EIF se debiera incidir más la gestión documental desde su origen, reforzando la adopción de políticas basadas en las buenas prácticas y en la estandarización de los metadatos a nivel europeo, como ya se ha hecho en las Normas Técnicas de Interoperabilidad de la administración española.
Otras medidas de carácter técnico tendrán impacto en las aplicaciones componentes y servicios comunes, en la medida en que estos sean empleados para creación, intercambio, y control de documentos electrónicos
- Habilitar la movilidad transfronteriza mediante servicios públicos digitales interoperables.
Bajo este segundo eje se agrupan 11 medidas de carácter muy variado que implicarán el impulso de numerosos proyectos de transformación digital en los que se deberá abordar de forma rigurosa la implantación de las mejores prácticas en gestión de los documentos. Los “records” se encuentran en el “backoffice” de objetivos tales como convertir portal europeo de justicia en una ventanilla única europea, de las soluciones digitales para el ciclo de vida de la empresa, de pilotar la aplicación del principio de “solo una vez” para la empresa, de la digitalización de los documentos electrónicos de transporte marítimo y del desarrollo de la sanidad electrónica transfronteriza.
- Facilitar la interacción digital entre administraciones y con ciudadanos y empresas para unos servicios públicos de alta calidad.
Las medidas en este eje se concretan en evaluar la posibilidad de aplicar el principio de “una sola vez” para los ciudadanos en un contexto transfronterizo, acelerar el despliegue de la infraestructura de Directiva INSPIRE y transformar los sitios web para convertirlos en verdaderos instrumentos de la participación de ciudadanos y empresas.
El plan se articula alrededor de 7 principios que se introducirán gradualmente en los servicios públicos:
Digital por defecto, debe reforzar y acelerar la definitiva eliminación de los procesos basados en papel y finalizar la implantación plena en los procesos de contratación y facturación electrónica.
El principio de solo una vez deberá garantizar que los ciudadanos y las empresas suministran la misma información sólo una vez a las administraciones públicas. Ello implica un esfuerzo importante de gobierno de la información que haga posible reutilización interna de datos y documentos por partes de las administraciones.
La apertura y transparencia debe facilitar no solo la compartición de información y datos entre administraciones sino también permitir a los usuarios un mayor acceso y control, en especial a los procesos en que están directamente involucrados.
El diseño de los sistemas y las iniciativas de servicios públicos deberán basarse en los principios de ser transfronterizos e interoperables de forma predeterminada y adoptar los principios de inclusión y accesibilidad. Todas las iniciativas deben integrar los elementos de protección de datos personales, privacidad y seguridad que más allá del marco jurídico puedan garantizar la confianza y seguridad necesarias para la asimilación de los servicios digitales.
Alcanzar los objetivos propuestos, impulsar estos habilitadores y sobre todo conseguir el “make it easy” que propugna el plan, serán los retos de las administraciones públicas europea para los próximos 4 años en un contexto de que no se prevé fácil. Los profesionales de la información debemos seguir avanzando y contribuyendo para construir más Europa.