Una reflexión desde la experiencia. Repaso a tres décadas en la gestión documental. PARTE II: los 90

INFORAREA

En el ámbito de la automatización de los fondos  bibliográficos y documentales,  el inicio de la década de los 90 estuvo marcado por la continuidad de los trabajos iniciados en la etapa anterior, con una gran actividad impulsada por la celebración en el año 92 del V Centenario del Descubrimiento de América y la Exposición Universal de Sevilla.

El sector no escapó de la crisis económica de 1992-1994: periodo de recortes presupuestarios, cancelación de numerosos proyectos acometidos, desaparición de empresas y en general ralentización de la evolución iniciada en la década anterior. El cierre de GAD, SA supone un duro revés personal y profesional. Pero de los fracasos también se aprende y este me obliga a un nuevo replanteamiento empresarial enfocado a la consultoría del que surge Inforárea. Las razones del cambio se recogen en un artículo que refleja este nuevo enfoque[1]

La recuperación supondrá un nuevo impulso que nos permite adentrarnos en el siglo XX. Cuatro son los aspectos que destaco de esta década:

  1. Introducción de la gestión de la calidad
  2. Desarrollo de la informática en el campo documental
  3. Inicio de la era Internet
  4. Reconocimiento de la carrera profesional

 1. Introducción de la gestión de la calidad y la revisión de los modelos organizativos.

Un conjunto de metodologías y principios sobre la calidad, procedentes del ámbito de la gestión empresarial, serán revisados y analizados de cara a su aplicación a las bibliotecas, archivos y centros de documentación[2].

Este nuevo reto profesional lo recogía en 1994 en la ponencia presentada en las IV Jornadas de Documentación Automatizada[3]. La dinámica de la calidad actuará como motor para la introducción de importantes mejoras en la redefinición y reorganización de los procesos de trabajo y los servicios bibliotecarios y  documentales.

Se inicia una dinámica de mejora y modernización de las bibliotecas que sufren cambios espectaculares.  Así ocurre en el ámbito de las bibliotecas universitarias que, en paralelo a la puesta en marcha de planes de calidad de las Universidades, incorporarán metodologías de evaluación continuada, y avanzarán en la implantación de sistemas basados en la calidad[4]

La influencia de la gestión de la calidad se extenderá a los centros de documentación[5] , a las bibliotecas públicas [6],  a las bases de datos y publicaciones científico-técnicos, al ámbito de la formación y los estudios profesionales y más tardíamente a los archivos[7][8].

Mi experiencia en el campo empresarial me permite participar activamente en la construcción teórica, en la formación de profesionales y en la aplicación práctica de los modelos y técnicas de calidad en el ámbito de la gestión de la información y documentación. Desde los años 90 hasta la actualidad, participo en numerosos proyectos prácticos de planificación estratégica, mejora de procesos, evaluación y auditoría,  y  desarrollo de instrumentos y  metodologías orientados a la calidad.

La vinculación de Inforárea con el impulso a la calidad y la normalización me lleva a impulsar un grupo de trabajo específico dentro del marco de SEDIC, y me permite colaborar en la década siguiente en importantes procesos de evaluación y de desarrollo normativo.

2. Desarrollo de la informática aplicada al campo documental

Mientras el acceso a bases de datos on-line se consolida plenamente [9],  los nuevos avances en el campo informático permiten a las bibliotecas y centros de documentación abordar –además de los propios catálogos de referencias- la automatización de sus procesos de trabajo y de los servicios a los usuarios. Este hecho, presidido por la filosofía de la calidad da lugar a una profunda revisión y mejora en el funcionamiento y eficacia de los centros y facilita el trabajo en red.

Con cierto retraso respecto a bibliotecas y centros de documentación,  en la década de los 90 avanzan los procesos de informatización de los grandes archivos históricos[10] a los que se van también incorporando otros archivos administrativos de distintas instituciones locales y autonómicas y de la administración pública.

Las capacidades de almacenamiento y las tecnologías de digitalización permitirán un cambio de paradigma en el campo documental: el salto del mundo referencial al mundo del texto completo. Algunos proyectos pioneros en este campo, como el Proyecto Dioscórides [11], el proyecto de digitalización del Archivo de Indias[12], son hoy una realidad.

Las empresas privadas comienzan a interesarse incipientemente por la digitalización de sus documentos. Ya en 1995 preconizaba la evolución de los tradicionales archivos en papel hacia los sistemas de gestión electrónica de documentos[13];  durante bastantes años, todavía predominará el enfoque orientado al escaneo documentos generados en papel sobre la gestión de documentos nacidos electrónicamente.

En el ámbito de las fuentes de información se produce también una revolución, con la irrupción de las grandes bases referenciales que permiten un acceso a los artículos científicos a través de servicios en línea o mediante de los nuevos soportes como el CD-ROM. De los cásicos repertorios bibliográficos y de citas, se evoluciona en muy poco tiempo hacia productos como Medline o la ISI Web of Knowledge. Esto aporta una nueva dimensión a la bibliometría como base para la medición de la producción investigadora

3. La era Internet

En los años 90 se impone el uso del “ratón”. Las pantallas antes llenas de textos verdes empiezan a animarse con iconos. La irrupción de Internet en nuestras vidas será el cambio definitivo de paradigma.

Bibliotecas y centros de documentación próximos a los entornos universitarios y de investigación tendrán un observatorio privilegiado de las etapas iniciales de la nueva red mientras ésta aún es privada. Hacia mitad de los 90 la comercialización de los servicios de Internet causará un tremendo impacto tanto en el mundo de la empresa  como de la cultura. Se expandirán rápidamente el correo electrónico, la mensajería instantánea, los foros de discusión y todas las posibilidades que abre la WWW.

En 1999 el V Programa Marco de la UE establece el objetivo de desarrollar una sociedad de la información fácil de utilizar. Los organismos públicos comienzan a tener un papel determinante como proveedores de contenidos. Serán necesarias nuevas habilidades para el acceso a la información y la adquisición de conocimiento. Se abren las puertas a la globalización de la información y cobran especial importancia el derecho de acceso de los ciudadanos, y la gestión del conocimiento

En este contexto considero que los profesionales de la información podemos aportar un importante valor añadido, aunque ello requiere una actualización permanente de conocimientos y la necesidad de abrirse a la colaboración interdisciplinar. En esos años participo en importantes proyectos telemáticos que emplean las nuevas tecnologías de red, lo que me permite  partir de 1996, ofrecer servicios de consultoría en estructuración y gestión de contenidos para sitios web. Esta filosofía multidisciplinar la presento en el III Congreso Nacional de Usuarios de Internet, Intranet e Infovía celebrado en 1998[14]en el que Inforárea está presente.

 4. El reconocimiento de la carrera profesional

En la década de los 90 se producirá el asentamiento del título de licenciatura en Biblioteconomía y Documentación y  se regularán las titulaciones y estudios previos del primer ciclo. También colaboro de manera intensa en el ámbito formativo: impartiendo docencia tanto en los estudios reglados y postgraduados de diversas universidades, como en la formación continua que se desarrolla a través de las asociaciones profesionales y otras iniciativas institucionales. La docencia me permitirá sistematizar y transmitir el conocimiento adquirido en la experiencia práctica de los proyectos.

Consciente de la importancia del asociacionismo para el fomento de la profesión y para apoyar y promocionar el papel de los profesionales de la documentación, participaré activamente en SEDIC donde formaré parte de la Junta Directiva  desde 1997 hasta 2005.

Elisa García-Morales Huidobro
Directora
Inforarea SL

[1] Inforárea: Razones para el cambio: el mercado de servicios visto por una empresa de documentación.  En: Information World en Español, vol. 6, n. 6 (junio 1997); p. 1-5.

[2] García-Morales Huidobro, E.: La calidad en los servicios de información y documentación.En: Ciencias de la Información, vol. 24, n. 2 (junio 1993); p. 75-85

[3] García-Morales Huidobro, E. Quality information and documentation services  / En: New worlds in information and documentation; edited by J.R.Alvarez Ossorio and B.G.Goedegebuure. Amsterdam: Elsevier; FID, 1994; p. 233-243.

[4] Pinto, M; Balagué Mola, N.; Anglada i de Ferrer, L.:  Evaluación y calidad en las bibliotecas universitarias: experiencias españolas entre 1994-2006. En: Revista española de documentación científica,  Vol. 30, Nº 3, 2007 , págs. 364-383

[5] Lloret Romero, N.;  Latorre Zacarés, J.: Análisis sobre las necesidades de implantación de un sistema de calidad en un centro de documentación: apuntes para una guía. Madrid : Centro de Información y Documentación Científica, D.L. 1995 ISBN: 84-00-07541-2

[6] Izquierdo Alonso, M.;  Ruiz Abellán,J.;  Piñera Lucas, J.:  Un modelo de gestión de calidad total para las bibliotecas públicas. Scire: Representación y organización del conocimiento, ISSN 1135-3716, Vol. 2, Nº 1, 1996 , págs. 63-92

[7] Alberch i Fugueras, R.: El Pla de Qualitat i la Carta de Serveis de l’Arxiu Municipal de Barcelona : Lligall: revista catalana d’Arxivística,  Nº 15, 1999 , págs. 77-88

[8] Hernández Vicente, S. :Gestión de calidad en archivos: molinos y vientos de cambio. TRIA, Nº. 6, 1999 , págs. 115-127

[9] Baiget, T.: 25 años de teledocumentación en España. En: REDC 1998, 21 (4); págs 373-387

[10] Merchán Arribas, M.: Las tecnologías en el Archivo Histórico Nacional. Boletín de la ANABAD, Tomo 46, Nº 1, 1996 , págs. 221-234

[11] Miguel Alonso, A; Herráiz Regidor, JC.; Moreno García, P:  Proyecto Dioscórides

Boletín de la ANABAD, Tomo 45, Nº 3, 1995 , págs. 219-226

[12] González García, P.: Informatización del Archivo General de Indias : estrategias y resultados; Madrid: Editorial Alfagrama, 1999.

[13]  García-Morales Huidobro, E.:Del archivo en papel a los sistemas de gestión electrónica de documentos. En: Information world en Español, n.36 (julio-agosto 1995); p. 20-22.

[14] García-Morales, E.;  Bustelo, C: Cómo llevar a cabo un proyecto de web en Internet/Intranet.  Documento presentado en el III Congreso Nacional de Usuarios de Internet , Intranet e Infovía: MundoInternet´98.http://www.inforarea.es/include_mav/getfile.asp?IdFileImage=606

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