1. Introducción

La lucha contra la corrupción no es sólo responsabilidad del sector público. Ciudadanos, organizaciones de todo tipo y sociedades mercantiles deben implicarse en la batalla contra esta lacra que afecta al conjunto de la sociedad.  Es un  avance positivo que algunas empresas privadas comiencen a contribuir en este empeño, incluyendo dentro de sus buenas prácticas de gobierno corporativo políticas anticorrupción y objetivos de transparencia.

Una de las áreas clave en que se desarrollan con facilidad las prácticas corruptas es la de contratación y aprovisionamiento de bienes y servicios. Recientemente he tenido la ocasión de participar en un proyecto de transformación digital de los procesos de abastecimiento de una multinacional del sector petrolero. La experiencia  me ha llevado a reflexionar sobre los beneficios que aporta un programa de gobernanza de la información –dotado de enfoque holístico, interdisciplinar y colaborativo- en la lucha contra la opacidad y la corrupción:

2. Contribuciones y beneficios de la gobernanza de la información

2.1. Confianza y credibilidad

“La  mejor defensa contra la delincuencia son unos datos y hechos confiables”. Como señala grupo U4 Anti-Corruption Resource Centre [1] la implementación de programas de gobernanza de la información contribuye a que los ciudadanos y los usuarios confíen en la credibilidad, autenticidad e integridad  de los documentos y los datos. La desaparición y/o manipulación de datos, expedientes y documentos cuando hay investigaciones en curso es un caso frecuente que se produce con más facilidad cuando falta gobierno y organización. Cuando las reglas y los controles son aplicados a la información de forma adecuada -desde el momento de su creación y a lo largo de su ciclo de vida-  datos y documentos pueden ser recopilados  y aportados con garantías como evidencia en los procesos legales, evitando así la impunidad de los corruptos. La alianza entre las medidas de seguridad, de protección de la privacidad, de gestión del  almacenamiento y de contextualización de la información, es el mejor medio para prevenir los riesgos de robo o pérdida de información.

2.2.Trazabilidad y rendición de cuentas

Una pieza esencial de un programa de gobierno de la información es la rendición de cuentas. Los mecanismos de supervisión, control y auditoría son salvaguarda de la transparencia. Las pistas de auditoría de los cambios o usos no autorizados de datos y documentos hacen que sea posible detectar y rastrear prácticas indebidas. A modo de ejemplo, pensemos en los numerosos casos de filtración indebida de información en las fases de pre-licitación de los procesos de contratación con el propósito de alterar las condiciones de competencia (sjn ir más lejos, tenemos un ejemplo de hace unos días en relación a los pliegos de condiciones del concurso para el recuento de datos de las elecciones generales del 2015 [2]) La existencia de los debidos controles debiera tener un potente efecto disuasorio para los delincuentes.

2.3. Facilidad para rastrear, comparar y relacionar

Gracias a la aplicación de políticas de apertura de datos es posible rastrear, relacionar y comparar las decisiones, acciones y gastos específicos durante largos períodos de tiempo.  En la empresa privada las resistencias a compartir información son fuertes y la opacidad se escuda con frecuencia tras el secreto comercial. Se hace necesaria una reflexión sobre como abrir y compartir datos internamente para  facilitar el análisis y monitoreo de las tendencias y  comportamientos en los procesos de compras[3]. Para que esto sea posible, se requiere la implantación de una operativa de gestión de la información basada en la integración, con arquitecturas de metadatos sólidas y uso de estándares que faciliten la  interoperabilidad.

2.4.Restricciones justificadas y documentadas

La identificación y evaluación de riesgos de la información es una de las tareas esenciales a desarrollar en un programa de gobernanza de la información; entre otras cosas, permite determinar cuándo deben aplicarse medidas especiales para proteger el derecho de privacidad y aplicar niveles de seguridad o restricciones específicas. En la práctica, hemos identificado como  factor crítico de éxito el que las responsabilidades sobre las decisiones en materia de acceso a la información estén claramente asignadas; es práctica habitual que los grupos, derechos y permisos de acceso a la información en los sistemas digitales se establezcan a criterio particular de empleados o cargos intermedios, evolucionen a lo largo del tiempo de manera anárquica y descontrolada y pervivan así indefinidamente.

2.5. Rapidez en la resolución de consultas, solicitudes e investigaciones internas.

Para resolver consultas y solicitudes de información se deben dar unas condiciones operacionales que combinan procesos, tecnologías y sistemas de organización y recuperación de la información empleados. El conocimiento de los activos de información,  la contextualización de los mismos mediante metadatos, la eficacia de los sistemas tecnológicos y la organización de los archivos físicos, son elementos que posibilitan una rápida respuesta. Pero las demoras y dilaciones pueden deberse a trabas y barreras en los circuitos de tramitación o a actitudes deliberadas de las personas involucradas en los mismos. En el proyecto de abastecimiento, se ha demostrado muy efectivo incluir en los lineamientos específicos de gobierno de la información acuerdos de nivel de servicio. En ellos se establecen  plazos y responsabilidades para  la respuesta a solicitudes de información, peticiones  datos y documentos, apertura e investigación de denuncias internas, o resolución de reclamaciones quejas y sugerencias.

2.6. Conservación y destrucción defendible.

Un programa de gobernanza de la información debe de incluir las buenas prácticas de gestión documental que  facilitan que los registros y documentos se puedan extraer de forma segura y sistemática de diversos sistemas digitales y ser transferidos para la custodia digital a largo plazo, de manera que puedan seguir satisfaciendo las necesidades jurídicas, administrativas, probatorias, fiscales, u otras a través del tiempo. Además, si algo es esencial en la lucha contra la corrupción es dificultar el borrado o la eliminación no controlada de datos y documentos. La destrucción de evidencias beneficia la impunidad, por lo cual las políticas y prácticas de borrado y/eliminación de forma controlada y defendible deben ser reforzadas.

En nuestra experiencia nos hemos encontrado  con información esencial que se encontraba almacenada en sistemas informáticos obsoletos o aplicaciones “legacy”  haciendo poco menos que imposible disponer de datos con valor evidencial que se remontasen a más de 4 o  5 años de antiguedad.  Además, como ocurre en muchas otras empresas, las decisiones sobre los ciclos de vida de la información se han incumplido sistemáticamente  por falta de respaldo de los órganos productores y de mecanismos de control de su ejecución. La conservación de toda la información generada, aumenta exponencialmente el caos y la desorganización. El programa de gobernanza de la información ha permitido establecer los procedimientos y controles necesarios para que  los registros se puedan migrar a nuevos formatos y software según sea necesario, así como para la aplicación sistemática y auditable de los procesos de expurgo de información.

3. Nuevos retos y buenas prácticas.

En la reunión de la Alianza Mundial de Enemigos de la Corrupción (ICHA) auspiciada por el Banco Mundial en diciembre de 2014,  se celebró una sesión específica dedicada al  “Digital Records Management”[4]. En ella se reconoce que los “records” (datos y documentos)  son “la  evidencia más duradera de las políticas, operaciones, decisiones y actividades de los gobiernos” y deben proporcionar la base fundamental para la prevención de la corrupción y para la construcción de la integridad en el gasto público y la prestación de servicios públicos.

El fenómeno global  de transformación digital es imparable e implica un aumento de los riesgos relacionados con la información.[5]  No es difícil establecer la estrecha relación entre los casos de corrupción y el fallo o la inexistencia de sistemas adecuados de gestión de la información y de archivo como hace C. Zapata, (2006) [6]en un ilustrativo artículo.  La organización de los archivos y la adecuada gestión documental es una base fundamental de actuación y en esta línea se sitúa el excelente trabajo promovido por la Red de Transparencia y Acceso a la Información Pública [7]. Desde sus posiciones, también los responsables TIC o de los sistemas de seguridad trabajan denodadamente en poner las medidas técnicas, organizativas y humanas para alcanzar los mayores niveles de protección.  Pero ninguno de los esfuerzos aisladamente es suficiente; el aumento de la complejidad hace necesario avanzar hacia modelos de gobernanza de la información que se articulen  como un subelemento de  la gobernanza organizacional y adquieran un carácter estratégico en la dirección de empresas, organizaciones y  gobiernos.

Las lecciones aprendidas de los gobiernos más avanzados en materia de transparencia y lucha anti-corrupción [8] nos indican que éstos están decididamente evolucionando desde las prácticas  archivísticas o de  “records management” hacia modelos de gobernanza de la información.  Lo que la gobernanza aporta sobre las disciplinas existentes es un enfoque coordinado e interdisciplinar, una iniciativa colaborativa  que impulsa la interacción entre las partes  con el objetivo de satisfacer los requerimientos de cumplimiento, gestionar los riesgos y optimizar el valor de la información.

Elisa García-Morales Huidobro

Directora Inforárea. Consultores en información y documentación

Miembro del Think tank Grupo ThinkEPI

[1] The U4 Anti-Corruption Resource Centre. The basics of anti-corruption http://www.u4.no/articles/the-basics-of-anti-corruption/ (consultado el 03/11/2015)

[2] http://www.elconfidencial.com/empresas/2015-09-17/interior-fulmina-a-tre... (consultado el 03/11/2015)

[3] Un referente en este tipo de monitoreos es Supervizor  de la Commision for the Prevention of Corruption de Slovenia. https://www.kpk-rs.si/en/project-transparency/supervizor-73 (consultado el 03/11/2015)

[4] Report on the Session Digital Records Management: Good Practices for Anti-Corruption Authorities. 3rd Biennial Meeting of the World Bank’s International Corruption Hunters’ Alliance December 10, 2014.

[5] LEMIEUX, Victoria L. ¿La tecnología es buena o mala en la lucha contra la corrupción? Banco Mundial. Voces. Perspectivas del desarrollo. Post 02/03/2015. http://blogs.worldbank.org/voices/es/la-tecnologia-es-buena-o-mala-en-la... (consultado 3/11/2015)

[6] ZAPATA CÁRDENAS, Carlos Alberto . Relacion entre la gestion documental y la corrupción, 2006 En: Archivos desorganizados fuente de Corrupcion. Asociacion Latinoamercana de Archivos, pp. 120-159. http://eprints.rclis.org/9904/1/Ensayo_ArchivoyCorrupcion_Carlos_Zapata.pdf (consultado el 03/11/2015)

[7] RTA Modelo de Gestión de Archivos http://mgd.redrta.org/mgd/site/edic/base/port/inicio.html  (consultado 3/11172015) 

[8] IRMT Managing Records and Information for Transparency, Accountability and Inclusive Governance in the Digital Environment: Lessons from Nordic Countries (2015) http://www.irmt.org/portfolio/lessons-from-nordic-countries