En el mes de julio de 2012 Inforárea ha impartido en Barcelona un taller práctico al equipo responsable deGestión de la Información de  la empresa Criteria CaixaHolding SA sobre la implantación de un sistema de gestión para los documentos y la aplicación de la normas ISO 30300.

Criteria CaixaHolding es una sociedad de inversiones no cotizada, que aglutina las inversiones industriales y los activos inmobilidarios de la Caixa. Por un lado, la empresa trabaja día a día identificando, analizando y valorando constantemente nuevas oportunidades de negocio e inversión y por otro, participa en la gestión activa de dichas inversiones.

En la empresa existe un equipo responsable de gestión de la información que ofrece soporte en materia de información y documentación a analistas y gestores, asume la custodia de los documentos de archivo en soporte papel, y proporciona servicio de control sistemático y acceso a las copias digitalizadas de los documentos relevantes de la organización.

Este taller surge de la necesidad de una puesta al día profesional sobre la gestión de los documentos electrónicos que ayude al equipo a plantear un proyecto de mejora en dicho aspecto. En el taller se han revisado los fundamentos y requerimientos de las normas 30300 y se ha profundizado en ciertosaspectos operativos no incluidos en las mismas como el desarrollo del cuadro de clasificación, los metadatos y cuestiones relativas a la implementación en la aplicación de gestión documental.

Uno de los puntos interesantes debatidos en las sesiones se produjo a la hora de definir el propósito de un SGD en el contexto del negocio de la empresa,  (UNE/ISO 30301:201 punto 4.1)  y de poner de manifiesto a la dirección su carácter estratégico para hacer realidad el cumplimiento de los requisitos establecidos en el punto 5 de la norma “Liderazgo”.

Las normas, en sus fundamentos,  establecen que el propósito de un SGD es “la gestión sistemática y verificable de los documentos como información acerca de las actividades de la organización” y su  objetivo, crear y controlar documentos de una forma sistemática y verificable para:

1. llevar a cabo las actividades de la organización y prestar los correspondientes servicios eficientemente;

2. cumplir con los requisitos legislativos, reglamentarios y de rendición de cuentas;

3. optimizar la toma de decisiones, la consistencia operativa y la continuidad del negocio;

4. facilitar el funcionamiento efectivo de una organización en el caso de desastre;

5. proporcionar protección y apoyo en los litigios, que incluye la gestión de los riesgos asociados con la existencia o no, de falta de pruebas de una actividad organizativa;

6. proteger los intereses de la organización y los derechos de los empleados, los clientes y las partes interesadas actuales y futuras;

7. soportar las actividades de investigación y desarrollo;

8. mantener la memoria corporativa o colectiva y apoyar la responsabilidad social.

La  aproximación al contexto de la empresa realizada en el Taller Práctico, puso de manifiesto que por las características del negocio no todas estas premisas tienen la misma importancia. A título particular y como una reflexión posterior he sistematizado el análisis en un cuadro de doble entrada que sitúa cada uno de los puntos anteriores en función de la prioridad en la estrategia empresarial y la importancia de la gestión de los documentos:

 CuadronotaISO30300Caixa

Los puntos 1 y 3 orientados a la MEJORA DE LA EFICIENCIA y el apoyo a la TOMA DE DECISIONES,  se situarían como la mayor aportación del SGD a la estrategia de la empresa: mediante la aportación de una sistemática para la gestión de los documentos electrónicos que optimice el uso de la plataforma de gestión documental ya en funcionamiento. El mayor valor se obtendría consiguiendo una sinergia de actuación entre la mejora de los procesos de negocio y la mejora en la gestión de los documentos.

Los requisitos de CUMPLIMIENTO son los habituales en una sociedad mercantil y se considera que estarían  adecuadamente cubiertos. Igualmente ocurre con la protección de derechos de EMPLEADOS y CLIENTES. Los puntos 2, 5 y 6 serían objetivos del sistema de gestión de los documentos desde el punto de vista operativo, pero no constituirían por si mismos argumentos suficientes para justificar situar el SGD a nivel estratégico.

En relación a los puntos 4 y 8 son los fundamentos del archivo de la organización aunque dichas tareas de archivo se consideran en un plano operacional más que desde una perspectiva estratégica.

El punto 7 no aplicaría en este caso.

Como se pone de manifiesto, las necesidades o motivos que impulsarían a una empresa u organización a adoptar un enfoque sistémico y estratégico de la gestión de los documentos pueden ser muy variados. No nos sirve formular genéricamente los propósitos recogidos en la norma: será necesario reflexionar profundamente sobre cuáles son los factores clave que justifican situar la gestión de los documentos en un contexto estratégico de nuestra empresa. También este análisis será básico para optar por orientarse hacia un proceso de certificación, o ir hacia la adopción de la norma como referente de buenas prácticas en la gestión de los documentos.