El objeto de esta nota es aportar una reflexión sobre una reciente experiencia que nos ha permitido articular un sistema de gestión de la información y los documentos, basada en la Norma  ISO 30300-1 en  el contexto de un sistema integrado de gestión empresarial. Se ha tratado de un proyecto innovador desde ambos aspectos: en primer lugar porque a casi dos años de aprobación de la norma son aún muy escasas las aplicaciones prácticas de la misma y en segundo lugar, porque es realmente infrecuente encontrar grandes empresas que hayan apostado tan decidida y firmemente por un modelo integrado de gestión empresarial.

Sistemas integrados de gestión empresarial

Conviene aclarar que, cuando nos referimos a sistemas de gestión, no hablamos de sistemas TI, sino de lo que se conoce por sistemas de management, un conjunto de prácticas orientadas a gestionar de manera sistemática en las empresas aspectos tales como la calidad, la seguridad de la información, los riesgos, la continuidad del negocio, la prevención de riesgos laborales o los aspectos medioambientales, que se encuentran estandarizados mediante los principales MSS de ISO (Management System Standars).

Los MSS han tenido una gran aceptación en las organizaciones ya que facilitan la implantación de una forma de operar normalizada y sistemática susceptible de ser controlada, y verificada. El estándar que más aceptación ha tenido ha sido históricamente la ISO 9001 o familia de normas de calidad, o la de modelos equivalentes como el EFQM; su aplicación ha aportado grandes beneficios a las organizaciones.

Desde hace más de una década se viene insistiendo por parte de los expertos sobre la necesidad de tender a un enfoque integral de estos sistemas. Este planteamiento es lógico puesto que los distintos MSS comparten numerosos elementos comunes y múltiples sinergias. De hecho, en esta línea se orientan la directiva y procedimientos publicados el pasado año por ISO/IEC, que establecen una estructura y diccionario común de términos y definiciones para los nuevos MSS que se generen. Es de prever que en los próximos años se alineen con esta directiva las revisiones de las normas vigentes con anterioridad a la fecha.

Pero lo que en la teoría resulta bastante evidente, es decir, que esta visión integral e integrada que contribuye sin duda a una mayor eficiencia organizacional, en la práctica dista mucho de ser real. Lo común es que en las empresas coexistan varios de estos sistemas implantados con poca o ninguna conexión entre ellos: enfoques y propósitos aislados, políticas diferenciadas, controles y auditorias independientes, documentación y registros separados.

Cómo la gestión de los documentos adquiere una nueva dimensión en un sistema integrado

El objetivo inicial del proyecto desarrollado ha constituido en la definición de un programa para avanzar desde un modelo tradicional de gestión de los documentos basado en el papel y el escaneo generalizado hacia una gestión basada en documentos electrónicos (nativos) y orientada a una política de cero papel. La empresa, una multinacional del sector Oil and Gas, contaba con una sólida base archivística y documental con muchos años de rodaje, con tecnologías avanzadas pero muy enfocadas al almacenamiento de documentos digitalizados y con un gran equipo de profesionales altamente cualificados. La unidad responsable de la gestión documental jugaba un papel de suma importancia dentro de la empresa como oficina de cumplimiento, en un contexto de requerimientos muy estrictos por parte de los organismos supervisores tanto nacionales como internacionales.

La definición del modelo ha requerido un análisis de las políticas y estrategias de la organización y de los procesos de la misma. Y he aquí que, por primera vez en más de veinticinco años de experiencia, nos hemos encontrado hecho realidad práctica un sistema integral de gestión. ¿Qué significa ésto?:

- Una única política formulada con visión integral que abarcaba a todos los sistemas “manageriales” de la organización.
- Un único manual de manuales o compendio en el que se recogen los principios de todos los sistemas asumidos en torno a las grandes categorías comunes a todos los MSS. · Un apoyo decidido de los altos niveles de dirección.
- Una auténtica orientación a procesos focalizada en eliminar las estructuras verticales y departamentalizadas.
- Unos procesos sistemáticos de evaluación y mejora en los cuales se insertan las auditorías integrales de cumplimiento.

Antes del proyecto, la responsabilidad de la gestión documental quedaba posicionada principalmente en el ámbito operacional de la empresa, muy lastrada por un enfoque netamente digitalizador y de archivo físico. La decidida apuesta por la adopción del documento electrónico nativo ha permitido una reflexión profunda sobre el papel que la gestión de los documentos debía ocupar en el contexto del negocio y de su evolución futura. Esto ha llevado a definir un modelo sistémico basado en la ISO 30301 donde la gestión de los documentos se convierte en elemento estratégico y motor dinamizador del cambio en la empresa. Este enfoque ha facilitado re-situar completamente la gestión documental en el marco de la gestión integrada de la empresa contando con el respaldo y liderazgo adecuado.

Hay que señalar que la organización, por decisión expresa, adopta las normas como buenas prácticas a aplicar y sin la finalidad de certificarse salvo en los casos en que ello es requerido por terceras partes.

Los principales logros del modelo propuesto son:

Conformar un liderazgo sólido a través de un Comité con el más alto nivel de participación directiva y la adscripción del liderazgo en gestión de los documentos a un área responsable de la estrategia y desarrollo de la empresa.

Incorporar explícitamente el enunciado de la gestión documental en la política y manuales unificados de la empresa con el mismo rango que se tratan otros aspectos como la calidad o la seguridad de la información.

Incorporar el programa de actuación en materia de gestión de documentos para los próximos cinco años en la planificación estratégica y operativa de la empresa, lo que garantiza la adecuada asignación de recursos.

Vincular la operación de gestión de los documentos a la mejora de procesos emprendida en el ámbito operacional. Todos los procesos deben ir acompañados de su análisis documental y de las correspondientes propuestas de mejora “TO-BE” que incluyan las directrices establecidas para los procesos normalizados de gestión de los documentos.

Incorporar la evaluación del cumplimiento y dinámica de mejora en el marco de una evaluación integral. En este sentido algunos profesionales del equipo de la gestión documental se han capacitado como evaluadores integrales.

Conclusiones

Este trabajo ha puesto de manifiesto cómo la gestión de los documentos bajo el enfoque sistemático que propugnan las ISO 30300 es una pieza esencial y factor determinante de eficiencia y competitividad en empresas con vocación de futuro y que apuestan decididamente por la transformación de sus estructuras de gestión hacia un enfoque integral por procesos.

Referencias

Ciers, Don C.“Integrated Management Systems Implementation Tool: A guide for organizational management systems conformant to ISO Quality, Environmental and Occupational Health & Safety Standards” . USA: Xlibris Corporation; 2011. ISBN: 1-888-795-4274

ISO/IEC Directives, Part 1 – Procedures for Technical Work http://isotc.iso.org/livelink/livelink?func=ll&objId=4230455&objAction=browse&sort=subtype

Supplement to ISO Directives Part 1 – Procedures http://isotc.iso.org/livelink/livelink?func=ll&objId=4230452&objAction=browse&sort=subtype

Lloveras, Maria Rosa “Sobre la importancia de integrar la norma ISO 30301 con el resto de sistemas de gestión”  09/0/2013. Post en: http://www.iso30300.es/sobre-la-importancia-de-integrar-la-norma-iso-30301-con-el-resto-de-sistemas-de-gestion/UNE-ISO 30301:2011. Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Requisitos”.

Elisa García-Morales Huidobro
Directora de Inforárea, SL. Consultores en información y documentación
Miembro del think tank Grupo ThinkEPI

FUENTE: García-Morales, Elisa. “Un encaje perfecto: ISO 30300 y sistemas integrados de gestión empresarial”. Anuario ThinkEPI, 19 Sep 2013