Capstone y la gestión de los correos electrónicos como “records”
El uso del correo electrónico ha crecido de forma exponencial en las administraciones públicas, hasta el punto de convertirse en la forma más habitual de comunicación escrita. La creciente relevancia de los correos electrónicos suscita todo tipo de cuestiones relativas al tratamiento y a la consideración que deben recibir. Aunque en España las administraciones públicas en estos temas han avanzado poco y en sentido a veces contradictorio, fuera de nuestras fronteras se han producido una novedad que conviene resaltar.
En Estados Unidos, NARA (National Archives and Records Association) publicó el pasado 29 de agosto un boletín en el que se proponen unas nuevas directrices en cuanto a la gestión de los correos electrónicos, específicamente en la determinación de cuales constituyen documentos públicos que deben ser registrados y cuales no. Esta nueva aproximación, a la que han llamado Capstone (piedra angular), propone automatizar el proceso, evitando sistemas manuales como “imprimir y archivar,” o sistemas mediante los cuales son los propios usuarios los que clasifican. Es de sobra conocido que los sistemas de clasificación manual están sujetos a todo tipo de errores, y muchos usuarios, bien por falta de tiempo o de motivación, suelen utilizar este tipo de sistemas, independientemente de su modalidad, de forma irregular.
La solución propuesta es relativamente sencilla: cada organismo decidirá qué cuentas merecen la clasificación de capstone, y todos los correos electrónicos de esa cuenta serán guardados como registros permanentes. El boletín recomienda que todos los cargos que se encuentre en la cúspide del organismo, y se podrán añadir algunas otras cuentas en las que se detecte que pueden emitir o recibir registros de este tipo. El resto de las cuentas serán consideradas como registros temporales, que podrán ser borrados al término de su vigencia. Cada organismo determinará, según sus políticas de uso, si los usuarios pueden o no borrar algunos correos, por ejemplo los personales El propio boletín reconoce que la mayor dificultad de este nuevo procedimiento está en determinar correctamente las cuantas designadas como capstone. Sin embargo sus ventajas son evidentes: elimina la necesidad de intervención manual, puede ser implementada de forma retroactiva, incluso a cuentas con cierta antigüedad, reduce el riesgo de destrucción no autorizada de registros permanentes y no exige la utilización de una tecnología específica.
Las directrices del sistema capstone no son de obligado cumplimiento, y cada organismo es libre de adoptarlas o no según sus políticas internas. Para la toma de esta decisión se deberán valorar aspectos como los requerimientos de formación, la posibilidad de marcar como registros muchos correos que no lo son, como por ejemplo los personales, la necesidad de incluir ciertos metadatos en los correos marcados como registros personales, etc.
Finalmente, ya dentro de nuestras fronteras, el pasado mes de abril, el Tribunal Supremo avaló en un auto la validez de las notificaciones electrónicas como medios de prueba fehacientes. Aunque la Ley de Enjuiciamiento Civil contempla que las comunicaciones entre las partes se realicen por vía electrónica, también exige que quede constancia fehaciente del momento en que se hicieron, de su contenido y de la recepción íntegra, algo que no resulta sencillo en el caso de que una de las partes impugne la validez de un email. En el caso aceptado por el Supremo, que consistía en una notificación por correo electrónico de un procurador a su cliente, se utilizaron los servicios de una empresa de certificación, Evicertia. El Tribunal Supremo reconoció en su auto que la participación de Evicertia satisfacía los requisitos legales, y le dio validez. Las ventajas de este tipo de comunicaciones es su inmediatez, alcance internacional y coste inferior al de otros servicios, como el burofax. Sin duda esta novedad legal supone un avance más en el inexorable avance de los correos electrónicos como el medio más utilizado para todo tipo de comunicaciones escritas.
Jorge Bela para Inforarea
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