Una reflexión desde la experiencia. Repaso a tres décadas en la gestión documental. PARTE III: el s.XXI

El año 1999 finaliza con el síndrome del “efecto 2000” -efecto del cambio de siglo en los ordenadores- que amenazaba con dar al traste con todo el  trabajos realizado en décadas anteriores.  Por suerte, gracias a un gran trabajo previo de adaptación en muchas aplicaciones informáticas, nada ocurre y nos adentraremos de lleno  en la vaticinada Sociedad de la Información. La demanda de los servicios de consultoría de Inforárea entre 2000 y 2010 refleja las nuevas necesidades de empresas y organizaciones en el ámbito de la gestión de la información[1]:

1. Gestión de contenidos Web e intranets corporativas
2. La gestión integrada de la información y el conocimiento
3. Planificación y evaluación y trabajo en red
4. La gestión documental y el “records management”
5. La e-administración

1.      La gestión de contenidos Web y las intranets corporativas

Los primeros diseños web basados en páginas estáticas quedarán rápidamente arrinconados con la introducción de tecnologías que permiten la publicación dinámica y la gestión de los contenidos de información. Los sitios Web se convierten en portales, se sofistican y hacen más complejos convirtiéndose en herramienta esencial de la interacción de los usuarios externos con las empresas e instituciones. El miedo a las transacciones electrónicas se va perdiendo progresivamente  produciéndose un aumento imparable del comercio electrónico hasta donde hoy lo conocemos.

En el interior de las organizaciones la Intranet se convertirá en una herramienta de trabajo clave para la sistematización y compartición de la información corporativa.

Dentro de esta evolución, mi trabajo adquiere un carácter muy variado: diseño estratégico de modelos web e intranets corporativas, análisis de las necesidades de los usuarios, en la evaluación de accesibilidad y usabilidad de los “sites”,   desarrollo de arquitecturas de información para los nuevos entornos, articulación de léxicos, clasificaciones y taxonomías que faciliten el acceso a la información, modelos organizativos para la gestión de contenidos, etc. Son proyectos interdisciplinares en los que debo dirigir, supervisar y  colaborar con los actores tecnológicos, y en entornos cada vez más complejos.

2.      La gestión integrada de la información y del conocimiento

Las TI abren una nueva dimensión en el aprovechamiento y gestión de la información y el conocimiento en las organizaciones. El desarrollo del trabajo colaborativo, la creación de redes de expertos y en definitiva, las nuevas formas de organización y explotación de la información, permiten una mayor de optimización de los procesos y recursos, mediante la sistematización del “know how” adquirido y su orientación al desarrollo y la innovación.[2]

En este terreno, mi experiencia servirá para aportar una visión integradora, que  combinará nuevos modelos de gestión corporativa, con la utilización de las tecnologías internet/intranet y la gestión documental.  Aportando mi perspectiva, participo activamente en los foros  y grupos de debate, en la formación, y en el desarrollo de proyectos en materia de gestión del conocimiento.

3.      Planificación, evaluación y  trabajo en red

En la presente década, bibliotecas y centros de documentación han potenciado la incorporación de nuevas metodologías de planificación, gestión y evaluación, fomentando el trabajo en red, buscando y encontrando sinergias que hacen más eficiente el desarrollo y la prestación de sus servicios.

En esta línea de trabajo  he apoyado y reforzado dichos procesos dando soporte a la ejecución de diversos proyectos de estas características. En el campo de la evaluación, he desarrollado junto con otros investigadores y técnicos, metodologías y aplicaciones específicas para la recogida de la información estadística y construcción de indicadores para redes de  bibliotecas y centros de documentación tanto en el ámbito nacional (Ministerio de Cultura) como autonómico (Comunidades de Madrid, Andalucía, Castilla la Mancha) y en el entorno de las bibliotecas universitarias[3] donde he participado en los programas de evaluación de la calidad promovidos por ANECA. En materia de planificación y gestión de proyectos, he liderado la creación de redes de centros de documentación especializados.

4.      La gestión documental y el “records management”

Finalizados los procesos de automatización de datos en las áreas económico- financieras y de gestión de negocio de las empresas, la mirada de éstas se orienta hacia la gestión de sus documentos.

Ya  desde mediados de los 90 se había iniciado una dinámica -que continúa  hasta la actualidad-  hacia la transformación de los documentos en soporte papel hacia los documentos en soporte electrónico: bien mediante procesos de digitalización, o mediante la desmaterialización y su conversión en datos, o creándolos directamente en las aplicaciones al uso.

Un cambio muy  importante se produce en este terreno: se evoluciona de la gestión electrónica de documentos en papel (mediante su referenciación o digitalización) a la gestión de documentos electrónicos, que nacidos electrónicamente sustituyen al soporte papel y que constituyen las evidencias de la actuación de las organizaciónes (“records”). El concepto de documento se amplía –en el sentido de su denominación en inglés “record”- para adaptarse a las nuevas formas de producción de la información. Esto plantea nuevos retos sobre cómo se organizan, gestionan y conservan con garantías dichos “records” a lo largo de todo su ciclo de vida.

Aplicaciones informáticas surgen por doquier para dar respuesta a las necesidades de gestión de contenidos  y de “records management.” La  selección e implantación de estas herramientas en empresas y organizaciones, implica desplegar procesos de auditoría de la información y establecer unas nuevas reglas de gobernanza que hagan viables los modelos documentales. Los procesos para diseñar e implantar  modelos de gestión documental integrados en el marco de los sistemas de información corporativos y de los procesos de negocio serán el principal campo de especialidad de  Inforárea desarrollando hasta el día de hoy numerosos proyectos de actuación en la materia y formando parte activa de los grupos de trabajo ISO  que desarrollan las normas que regulan la gestión documental y el “records management” La publicación de la norma ISO 15489 marcó uno de los hitos importantes en este campo y dio respaldo a una metodología y sistemática que ya desde hace tiempo veníamos aplicando. La preservación de los documentos y contenidos digitales,  el posicionamiento del records management en el marco estratégico de las organizaciones alineado con la gestión de riesgos y el cumplimiento o la inserción de gestión documental en los procesos de negocio,  se presentan como  los grandes retos del futuro y es un ámbito que previsiblemente tendrá un gran desarrollo en los próximos años. El grado de aceptación de las normas ISO 30300 será un indicativo de hasta qué punto estos conceptos son asumidos por el mercado.

5.      La e-administración

Otro de los cambios importantes que se está produciendo en nuestro entorno afecta de lleno a las administraciones públicas y su relación con los ciudadanos dentro del nuevo marco de la Sociedad de la Información. Impulsada por las directivas comunitarias, España se situará en vanguardia de la e-administración a través de iniciativas como las de la AEAT y la Tesorería de la Seguridad Social. Un hito clave será la  Ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a las Administraciones Públicas que consagra el derecho de los ciudadanos a interrelacionarse con la administración por  medios electrónicos e impone a las administraciones la obligación de adaptarse a las nuevas tecnologías. Para Inforárea el aspecto crucial de esta ley  radica en el reconocimiento del pleno valor de los documentos, expedientes y archivos en soporte electrónico lo que significa un cambio de paradigma en la manera de trabajar de las AAPP e implica la implantación de modelos de gestión documental y “records management” sistemáticos. A petición del Ministerio de Administraciones Públicas Inforárea elaboraré en 2008 un manual de buenas prácticas en gestión documental y archivo electrónico[4]  que será referente en el sector. En estos últimos años he dirigido y liderado numerosos proyectos de diseño e implantación de modelos de gestión documental y expediente electrónico para la e-administración, así como de selección de las herramientas tecnológicas más adecuadas para las necesidades de nuestros clientes.

6.      La Web 2.0, los dispositivos móviles…¿qué más vendrá?

El desarrollo de aplicaciones web orientadas al usuario y a la compartición de información, interoperabilidad y colaboración en la red ha sido la principal orientación de esta última década, cambiando el modo de relación social de personas y empresas. La ubicuidad de la información, su distribución inmediata a través de múltiples canales y dispositivos móviles, la preservación de esa masa creciente de contenidos digitales, documentos y “records” electrónicos son los nuevos retos se plantean en la actualidad. El futuro ya está aquí: Ya se habla de la web 3.0, de la “intranet de las cosas”… como profesionales de la información y sobre la base de la experiencia adquirida deberemos estar preparados para afrontar y ser capaces de dar soluciones válidas a empresas y profesionales.

Elisa García-Morales Huidobro
Directora
Inforarea SL

[1] García-Morales Huidobro, E. Tendencias en la gestión de la información, la documentación y el conocimiento en las organizaciones. En: El Profesional de la Información, vol. 10, n. 12; p. 4

[2] García-Morales Huidobro, E. “Gestión del conocimiento e innovación en los procesos”.  Ponencia presentada en la Mesa Redonda sobre Innovación Tecnológica organizada por el Club Diario Mallorca y celebrada el día 25 de febrero del 2002

[3]García-Morales Huidobro, Elisa [et al.] Estudio comparativo de la calidad de las bibliotecas universitarias españolas. En: Revista Española de Documentación Científica, vol. 27, n. 2-2004; p. 155-191.

[4] Buenas prácticas en gestión documental y archivo electrónico. Resumen ejecutivo. 2008 En: PAE Portal de Administración Electrónica. http://administracionelectronica.gob.es/?_nfpb=true&_pageLabel=PAE_PG_CTT_Area_Descargas&langPae=es&iniciativa=125

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