Ahora más que nunca, tras el resultado del Brexit, Europa debe unir esfuerzos. Y ello es lo que propone el Plan de acción de administración electrónica 2016-2020 aprobado en el mes de marzo. En él se establece la estrategia para acelerar la transformación digital de los gobiernos de la Unión Europea que se articula en 3 grandes prioridades y 20 medidas de actuación.

Los mapas de procesos son un instrumento de indiscutible ayuda para transformar la gestión de las empresas y organizaciones. Los mapas de información y documentos constituyen un complemento necesario para determinar los registros que se originan en los procesos y sus características. Su finalidad es apoyar la gestión documental y en definitiva el gobierno de la información.

El pasado 23 de junio, el Gobierno publicó en el Boletín Oficial del Estado (BOE), la Ley 1/2012, de 22 de junio, de simplificación de las obligaciones de información y documentación de fusiones y escisiones de sociedades de capital.

Dicha norma es de suma importancia en el contexto regulatorio de los sistemas de gestión de la documentación de la empresa, en cuanto a que establece una serie de disposiciones que afectan de lleno a la  autenticidad, integridad, disponibilidad y conservación de los documentos en el marco de la actividad mercantil.

En el mes de julio de 2012 Inforárea ha impartido en Barcelona un taller práctico al equipo responsable de Gestión de la Información de  la empresa Criteria CaixaHolding SA sobre la implantación de un sistema de gestión para los documentos y la aplicación de la normas ISO 30300.

El 24 de agosto la Casa Blanca ha publicado  “Managing Government Records Directive”http://www.whitehouse.gov/sites/default/files/omb/memoranda/2012/m-12-18.pdf  dirigida a todos los Departamentos Ejecutivos y Agencias de la administración federal de los Estados Unidos.  La directiva responde al requerimiento realizado por el presidente Obama en Noviembre de 2011 de impulsar la modernización de

Las circunstancias de la actividad e Inforarea en Colombia nos obligan a seguir muy de cerca la normatividad que afecta a la gestión de los documentos y el acceso a la información es ese país.

Muchas empresas y organizaciones están reorientando sus modelos de gestión hacia un enfoque basado en procesos que las permita ser más eficientes, flexibles y competitivas. Ello implica una evolución radical desde un modelo industrial basado en estructuras muy jerarquizadas, hacia un modelo horizontal que permita conectar de forma transversal las actividades de la organización.

En paralelo a esta tendencia se observa una creciente externalización de parte importante de la operación empresarial y/o de aquellos procesos que no constituyen la esencia del negocio.

El uso del correo electrónico ha crecido de forma exponencial en las administraciones públicas, hasta el punto de convertirse en la forma más habitual de comunicación escrita. La creciente relevancia de los correos electrónicos suscita todo tipo de cuestiones relativas al tratamiento y a la consideración que deben recibir. Aunque en España las administraciones públicas en estos temas han avanzado poco y en sentido a veces contradictorio, fuera de nuestras fronteras se han producido una novedad que conviene resaltar.

El objeto de esta nota es aportar una reflexión sobre una reciente experiencia que nos ha permitido articular un sistema de gestión de la información y los documentos, basada en la Norma  ISO 30300-1 en  el contexto de un sistema integrado de gestión empresarial.

El pasado 19 de junio se presentó el informe encargado por el Gobierno a la Comisión para la Reforma de las Administraciones Públicas (CORA), y que fue asumido por el propio Gobierno en el consejo de ministros celebrado el 21 de junio. En ese mismo consejo se aprobó la simplificación de 63 trámites, con un ahorro de 478 millones para ciudadanos y empresas, así como la creación de la Oficina para la Ejecución de la Reforma de la Administración, medidas ambas contempladas en el informe.